Přehled inteligentního sdílení obsahu
V dnešní digitální době je efektivní sdílení obsahu mezi společnostmi zásadní pro bezproblémovou a efektivní spolupráci. Ať už se jedná o spolupráci s konzultanty, zapojení do společných podniků, správu obsahu dodaného vlastníkem nebo využití obsahu dodaného výrobcem, každý scénář představuje jedinečné výzvy a příležitosti. Pojďme tyto případy použití podrobně prozkoumat.
Oprávnění a řízení přístupu
Kolekce spravují oprávnění podle uživatelských skupin a umožňují přístup ke čtení, stahování/vkládání, nahrávání a úpravám, což umožňuje snadný přístup oprávněným uživatelům. Jasným definováním těchto oprávnění si týmy mohou udržet kontrolu nad integritou obsahu. Implementace těchto oprávnění na úrovni kolekce umožňuje, aby každá kolekce obsahu měla odpovídající přístup.
Je důležité poznamenat, že kolekce spravují oprávnění pro svůj obsah, ale stejný obsah může patřit do více kolekcí. Úpravou obsahu v jedné kolekci jej aktualizujete ve všech kolekcích, ve kterých se nachází, protože se jedná o stejnou položku.
Správa sdílení pro externí uživatele
Správa externích uživatelů probíhá stejně jako správa interních. Aby bylo možné uživatele přidat do uživatelských skupin a udělit jim oprávnění, musí splňovat požadavky na uživatele pro rozšíření Content Catalog. Podrobné pokyny a doporučené postupy jsou k dispozici v článcích Správa uživatelských skupin a Správa kolekcí.
Případy použití sdílení obsahu
Konzultanti a subdodavatelé
Při spolupráci s konzultanty a subdodavateli je sdílení obsahu stává nezbytné, aby všechny strany zůstaly na stejné vlně. Konzultanti často vytvářejí obsah přizpůsobený na míru konkrétním potřebám projektu a subdodavatelé mohou být najati pro práci na konkrétních aspektech projektu. V těchto případech je důležité mít systém, který umožňuje snadné stahování a sdílení obsahu mezi hlavním dodavatelem a subdodavateli.
Možné konfigurace oprávnění:
Přístup ke čtení a stahování/vkládání. Tato oprávnění umožňují zúčastněným stranám kontrolovat obsah a odpovídajícím způsobem jej používat, aniž by došlo ke změně originálu.
Přístup ke čtení, stahování/vkládání a odesílání. Tato oprávnění umožňují totéž co výše uvedené, přičemž je stále zachována možnost navrhovat aktualizace obsahu nebo nový obsah odesláním. Správce nebo editor této kolekce bude moct odeslání schválit nebo odmítnout.
Společné podniky a společné návrhy
Společné podniky a společné návrhy představují integrovanější formu spolupráce, kdy se na vytvoření konečného produktu podílí více stran. V takových případech je vyžadováno dynamičtější sdílení obsahu umožňující aktualizace a příspěvky všech zúčastněných stran v reálném čase. Tento crowdsourcingový přístup umožňuje, aby konečný produkt těžil z různých vstupů a odborných znalostí.
Možné konfigurace oprávnění:
Všechny strany: Čtení, stahování a odesílání. Tato oprávnění usnadňují dynamickou spolupráci a zjednodušují schvalování příspěvků editory kolekcí.
Správci obsahu / pokročilí uživatelé: Čtení, stahování, odesílání a úpravy. Přístup pro dohled nad sdílenou kolekcí, správu oprávnění a sladění společného úsilí s cíli projektu.
Obsah dodaný vlastníkem
Obsah dodaný vlastníkem zahrnuje specifický obsah nebo informace, které musí být integrovány do projektu. Efektivní sdílení obsahu v tomto kontextu pomáhá splnit požadavky vlastníka a bezproblémově začlenit poskytnutý obsah do projektu. To často zahrnuje nastavení systému, do něhož může vlastník snadno nahrávat a sdílet obsah a projektový tým může k tomuto obsahu přistupovat a využívat jej podle potřeby.
Možné konfigurace oprávnění:
Vlastník: Čtení, stahování/vkládání, odesílání a úpravy. Přístup k poskytování a provádění nezbytných aktualizací obsahu, aby jej bylo možné integrovat do projektu.
Projektový tým: Oprávnění ke čtení a stahování/vkládání. Přístup k obsahu vlastníka a možnost jeho správného použití.
* Je důležité poznamenat, že pro tento případ použití s aktuálními funkcemi bude muset správce centra ACC vlastníků spravovat všechny uživatele jednotlivě.
Obsah dodávaný výrobcem
Obsah dodávaný výrobcem je dalším důležitým případem použití, zejména v odvětvích, kde výrobci poskytují konkrétní komponenty nebo materiály. Efektivní sdílení tohoto obsahu může projektovému týmu pomoct získat přístup k nejnovějším specifikacím, pokynům a aktualizacím od výrobce. To může zahrnovat vytvoření vyhrazené knihovny obsahu spravované projektovým týmem, která výrobcům umožní odesílat aktualizace a nový obsah podle potřeby.
Možné konfigurace oprávnění:
Výrobci: Čtení, stahování, odesílání a úpravy. Přístup ke správě nového obsahu, specifikací a aktualizací.
Projektový tým: Čtení a stahování/vkládání. Přístup k nejnovějšímu obsahu poskytovanému výrobcem, aby bylo možné dodržovat aktuální normy.
Vývojáři obsahu: Čtení, stahování, odesílání a úpravy. Oprávnění k uspořádání a začlenění obsahu výrobce do kolekce.
*Je důležité poznamenat, že pro tento případ použití s aktuálními funkcemi rozšíření Content Catalog bude muset správce centra ACC výrobce spravovat všechny uživatele jednotlivě.
Shrnutí
Závěrem lze říci, že efektivní sdílení obsahu je základem úspěšné spolupráce v různých scénářích. Pochopením jedinečných požadavků jednotlivých případů použití, ať už jde o spolupráci s konzultanty, zapojení do společných podniků, správu obsahu dodávaného vlastníkem nebo využívání obsahu dodávaného výrobcem, mohou organizace zlepšit své úsilí o spolupráci a dosáhnout lepších výsledků. Zavedení robustních systémů sdílení obsahu přizpůsobených těmto specifickým potřebám poskytne všem stranám zdroje, které potřebují k efektivnímu přispění k projektu.