Základní informace o kolekcích
Kolekce umožňují uspořádat obsah v rozšíření Content Catalog a řídit, jak mohou skupiny uživatelů přistupovat k obsahu pro danou kolekci a jak jej mohou ovládat. Oprávnění ke kolekcím umožňují vytvářet kolekce, které lze použít k řadě účelů, od open source hromadně spravované kolekce, jako je sandbox zmíněný níže, přes sadu obsahu spravovanou a schválenou společností, která je dostupná interně i externě, až po omezenou kolekci pro rozpracovaný obsah pouze pro editory kolekcí.
Existuje několik definujících aspektů kolekce, které byste měli zvážit:
Obsah lze přiřadit k jedné nebo více kolekcí.
Obsah je identifikován názvem souboru, takže může existovat pouze jednou ve všech kolekcích v daném centru ACC. Všechna schválená odeslání stejnojmenného souboru se stanou další revizí souboru, který se již v rozšíření Content Catalog nachází.
Oprávnění k úpravám obsahu ve více kolekcích se sčítají. To znamená, že pokud uživatel může upravovat obsah v jedné z kolekcí, pak nepotřebuje práva k jeho úpravám ve všech kolekcích, do kterých daný obsah patří.
Editoři kolekcí mohou schválit nebo zamítnout obsah odeslaný do kolekce, který čeká na vyřízení. K tomu dochází, když má uživatel pro danou kolekci práva k odesílání, ale nemá práva k úpravám.
Jedno nebo více center ACC?
Zde je několik informací o používání rozšíření Content Catalog ve více centrech:
Centrum může hostovat pouze jednu instanci rozšíření Content Catalog.
Některé společnosti mohou mít více center, a proto mohou být schopny pro svou společnost nastavit více instancí rozšíření Content Catalog.
Instance rozšíření Content Catalog ve více centrech nemohou sdílet ani synchronizovat žádné informace. Jsou zcela oddělené.
Stejní členové mohou být přidáni do více center, a proto může mít jeden uživatel přístup k více centrům
Při vyhledávání může uživatel vyhledávat pouze ve více kolekcích v rámci jedné instance rozšíření Content Catalog v centru. Pokud má uživatel přístup k více centrům, musí vědět, ve kterém centru má obsah hledat.
Často dostáváme následující otázky od společností s více centry:
Měli bychom mít rozšíření Content Catalog pouze v jednom nebo více centrech? Při prodeji jsme zákazníkům vždy doporučovali jednu instanci UNIFI s tím, že se jedná o jediný informační zdroj, který pomáhá sjednotit rozptýlené, duplicitní úsilí mnoha pracovníků ve vaší společnosti. Tato názor stále zastáváme ze stejných důvodů, a proto je i nadále naším prvním doporučením používat pouze jedno centrum.
Jak spravovat regionální obsah, který má být odlišný, ale má stejné konvence pojmenování? I když se může zdát, že je z tohoto důvodu výhodné používat více center, nebudete moct spravovat vše z jednoho místa a vytvoří se tím další silo, které se může stát zdrojem duplicitního úsilí. Vyžaduje to také, aby uživatelé častěji vybírali správné centrum, což je další překážka, která jim brání rychle a snadno najít obsah, který potřebují. Naším nejlepším doporučením stále zůstává dřívější rada používat konvence pojmenování, které umožní využívat jednu instanci rozšíření Content Catalog.
Kolik kolekcí je možné mít?
V rozšíření Content Catalog můžete vytvořit neomezený počet kolekcí, ale zjistili jsme, že naši nejúspěšnější zákazníci usilují o jednoduchost: méně je téměř vždy více. Zjednodušená strategie kolekcí nejen usnadní vašim uživatelům učení a používání rozšíření Content Catalog, ale také vám jako správci BIM výrazně zjednoduší život, protože zkrátí dobu zaškolování nových uživatelů.
Pokud chcete přidat další vrstvu uspořádání obsahu, ale chcete přitom zachovat zjednodušenou strukturu kolekcí, můžete použít popisky. Obsah můžete například opatřit popisky podle názvu projektu nebo čísla specifikace. Tím zabráníte tomu, aby se počet kolekcí vymkl kontrole. S popisky souvisí také funkce Uložená hledání pro podrobnější kolekce obsahu.
Strategie týkající se uspořádání kolekcí
Při seznamování s kolekcemi doporučujeme uživatelům následující strategie:
Strategie č. 1: Vytvoření nové kolekce na základě správy obsahu
První strategií při tvorbě kolekcí je posouzení způsobu, jakým spravujete obsah. Je třeba zvážit, zda oddělujete obsah specifický pro klienta nebo pro projekt nebo zda máte různé správce pro různé podskupiny obsahu. První vodítko k uspořádání kolekcí vám poskytne váš aktuální plán správy obsahu.
Strategie č. 2: Uspořádání kolekcí podle oborů
Druhou strategií, kterou je třeba zvážit, je uspořádání kolekcí podle oborů (například architektura, strojírenství atd.). Toto řešení značně usnadňuje vyhledávání, protože zabraňuje překrývání obsahu.
Pokud například někdo hledá „panel“, může být požadovaným výsledkem pro architekta vnější obložení, zatímco elektrotechnik pravděpodobně hledá rozvaděč. Pokud by byly tyto výsledky odděleny oborovou kolekcí, rozšíření Content Catalog by mohlo snadno odfiltrovat obsah ostatních oborů, takže by se uživatelé nemuseli probírat cizím obsahem.
Strategie č. 3: Kolekce v sandboxu
Kolekce v sandboxu umožňují ukládat v rozšíření Content Catalog neověřený obsah. V této kolekci mohou mít všichni uživatelé přístup správce, což umožňuje přijímat příspěvky od kohokoli. Můžete mít také pouze jednoho správce kolekce, který schvaluje obsah s méně přísnými standardy. Tyto příspěvky mohou vkládat, hodnotit a označovat všichni ostatní uživatelé. Tato crowdsourcingová metoda pomáhá vašemu týmu účinně testovat přijatelnost obsahu před jeho převedením do jiných, více prověřených nebo upřesněných kolekcí.
Příklady uspořádání kolekcí
Při rozhodování o uspořádání kolekcí je důležité zvážit, jaké jedinečné obchodní cíle chcete dosáhnout odesláním svého obsahu do rozšíření Content Catalog. Pro některé klienty jsou nejdůležitější bezpečnostní oprávnění a přístup na úrovni projektu. Pro jiné je hlavním cílem umožnit rychlé vyhledávání.
Každého z těchto cílů lze nejlépe dosáhnout jinou organizační strukturou kolekcí. Doporučujeme, abyste při hodnocení toho, jaké uspořádání bude pro vaši společnost nejlepší, úzce spolupracovali s odborníkem na BIM a rozšíření Content Catalog.
Zde je několik příkladů úspěšných nastavení kolekcí:
Příklad 1
Globální společnost s různými správci pro různé oblasti obsahu. Existuje obecná kolekce společnosti, ale obsah je také rozdělen podle oblastí:
Kolekce společnosti
Kolekce společnosti pro Velkou Británii
Kolekce společnosti pro USA
Vývoj (pouze správce)
Marketing (marketingové obrázky)
Sandbox
Příklad 2
Malá až velká společnost, která pracuje s projekty používajícími britské a metrické jednotky. Je zde jediný správce obsahu nebo tým zkušených uživatelů. Obsah vytváří několik uživatelů v rámci společnosti:
Kolekce společnosti – britské jednotky
Kolekce společnosti – metrické jednotky
Rozpracováno (pouze správce)
Crowdsourcingový obsah
Příklad 3
Malá až velká společnost s několika obory, které spravují svůj vlastní obsah, a s firemní kulturou zlepšování obsahu každého projektu s místem pro jeho shromažďování:
Kolekce společnosti pro architekturu
Kolekce společnosti pro TZB
Kolekce společnosti pro konstrukce
Rozpracováno (pouze správce)
Příspěvky k projektům
Příklad 4
Malá společnost bez správce BIM, ale s více zkušenými uživateli:
Kolekce společnosti
Sandbox
Další strategie týkající se kolekcí
Bez ohledu na to, jaké jsou jedinečné požadavky vaší společnosti, uvádíme seznam dalších doporučení, která by měla mít každá společnost na paměti při navrhování strategie týkající se kolekcí, která bude pro váš tým nejvhodnější:
Britské vs. metrické jednotky
Místní/regionální kolekce
Kolekce projektů
Kolekce pro klienty
Sandbox / Neověřený obsah
Jakmile zvážíte všechny tyto faktory a položíte rámec pro strukturu kolekcí, mělo by vše zapadnout na své místo a fungovat efektivněji. Občas je vhodné provést revizi struktury kolekcí, abyste se ujistili, že stále nejlépe vyhovuje pracovnímu postupu vaší společnosti.