Všichni známe počáteční nadšení, když získáme rozpočet nebo souhlas s novým softwarovým nástrojem, protože věříme, že zlepší pracovní postupy našeho týmu. Toto nadšení však obvykle opadne, když začneme čelit praktickým aspektům implementace. Jak mám vše nastavit? Jak zajistím řádné proškolení uživatelů? Jaký je konkrétně pro rozšíření Content Catalog optimální způsob uspořádání veškerého obsahu? Tyto otázky zdůrazňují, že i když se řada nástrojů jeví zpočátku slibně, jejich skutečný přínos se projeví až po úspěšné implementaci. Pro efektivní fungování nových nástrojů je zásadní pečlivé plánování a realizace zavádění.

Rozšíření Content Catalog není výjimkou z tohoto pravidla a proto pro vás tým odborníků, kteří již řadu let úspěšně zapojují návrhářské týmy do platforem pro správu obsahu BIM, a to jak v UNIFI, tak v odvětví, připravil tento článek. Jsme rádi, že se s vámi můžeme podělit o naše osvědčené strategie pro implementaci efektivního přístupu ke správě obsahu. Upřímně vám přejeme stejný úspěch, jaký jsme viděli u mnoha jiných firem, které dosáhly zlepšení efektivity a kvality výstupů projektů! Abychom vám pomohli co nejlépe využít tyto cenné informace, nastínili jsme klíčové kroky, kterými se řídí firmy, jež realizovaly bezproblémový a úspěšný proces zavádění.

Pokud budete postupovat podle těchto kroků a seznámíte se s doporučenými postupy pro správu obsahu, získáte ucelenou představu o tom, jak může rozšíření Content Catalog vytvořit jediný zdroj spolehlivých informací pro obsah BIM vaší společnosti.

Jsme přesvědčeni, že využitím těchto strategií, založených na dlouholetém učení se z chyb, kterým se můžete vyhnout, zažijete stejně vysokou úroveň úspěchu, jaké dosáhli naši ostatní klienti. Vydejme se společně na tuto cestu a začněme šetřit čas vašeho týmu ještě dnes!

V průběhu let jsme identifikovali několik častých překážek, které brání firmám AECO v úspěšném zavádění nástrojů pro správu obsahu. Zde jsou tři z nich, o které se s vámi chceme podělit na začátku vaší cesty s rozšířením Content Catalog.

Začněte úvodní diskusí s klíčovými odborníky (obvykle týmem pro správu BIM), která vám pomůže vypracovat strategii a plán implementace rozšíření Content Catalog. Není neobvyklé, že zavedení trvá 4–6 týdnů od zahájení do zavedení, takže začněme!

Níže je uveden vzorová osnova témat, která je vhodné během zahajovací schůzky projednat, se vzorovými poznámkami, které můžete zvážit:

Když je připraven plán, je dalším krokem strukturování kolekcí v rozšíření Content Catalog a odeslání obsahu. Prvotní nastavení kolekcí usnadňuje organizaci nově odesílaných souborů. Obsah lze odeslat přetažením nebo dávkovým exportem. Zapojení více lidí do odesílání je efektivní pro rychlou správu velkých objemů. I když tento proces nemusí být dokončen před zavedením, je výhodné mít k dispozici konzistentní sady obsahu.

I když může být lákavé jednoduše poslat pokyny k tak snadno použitelnému nástroji, jakým je rozšíření Content Catalog, prostřednictvím e-mailu nebo platformy Slack, podle našich zkušeností se i ten nejintuitivnější nástroj lépe používá, když se s ním uživatelé seznámí na krátkém školení.

Pro rozšíření Content Catalog doporučujeme uspořádat dvě školení:

Níže jsou uvedeny vzorové osnovy s poznámkami ke zvážení:

Při této diskusi využijte výše uvedenou osnovu zahajovací schůzky.

Čas na ukázku Nechte uživatele s oprávněním k odeslání, ale bez oprávnění k úpravám, odeslat obsah před ukázkou, abyste předvedli proces schvalování odeslání, nebo odkažte na tuto dokumentaci.

Po absolvování školení byste měli být připraveni! Nezapomeňte přidat záznam školení uživatelů do interní znalostní databáze, aby se noví zaměstnanci mohli rychle seznámit se schváleným zdrojem obsahu vaší firmy, jakmile nastoupí.

Gratulujeme vám, že jste každému návrháři ve vaší firmě ušetřili odhadem 200 hodin ročně při hledání obsahu! Jsme rádi, že můžeme být součástí pracovních postupů BIM ve vaší firmě, a jsme připraveni zodpovědět jakékoli otázky, které vás napadnou!