Ačkoli je rozšíření Content Catalog vytvořeno speciálně pro správu prvků BIM, můžete do svých kolekcí rozšíření Content Catalog ukládat prakticky libovolný typ souboru.
Proč do rozšíření Content Catalog ukládat obsah, který není určen pro BIM nebo CAD?
Rozšíření Content Catalog je známé tím, že usnadňuje hledání a používání obsahu BIM. Obsahuje však několik funkcí, které by vás mohly přesvědčit, abyste v kolekcích rozšíření Content Catalog ukládali také jiné soubory. Zde jsou tři hlavní důvody, proč byste měli některé dokumenty přesunout ze struktury složek systému Windows do rozšíření Content Catalog.
1. Metadata
Jednou z nejoblíbenějších funkcí v rozšíření Content Catalog je funkce přidávání popisků. Popisky umožňují použít metadata na libovolný obsah v kolekcích. To znamená, že k dokumentům ve formátech Word, PDF a Excel lze přiřadit libovolný počet popisků, takže je váš tým může vyhledávat nekonečným počtem způsobů. Například plán realizace BIM uložený jako dokument aplikace Word může mít popisky jako „Standardy BIM“, „Procesy“, “Dokumentace“, „Zahájení projektu“ atd. Tím, že takto použijete více popisků, usnadníte svému týmu vyhledávání obsahu.
Naproti tomu uložení souborů do složky na síťovém disku znamená, že soubor lze najít pouze jedním způsobem.
2. Správa oprávnění
V rozšíření Content Catalog máte možnost spravovat oprávnění pro jednotlivé kolekce. Podrobná oprávnění umožňují povolit, aby některé položky nebyly přístupné, byly pouze ke čtení nebo aby je mohli stáhnout či upravit jen příslušní uživatelé.
Správa těchto typů oprávnění na úrovni kolekce může usnadnit řízení přístupu ke čtení a zápisu mnohem více než správa oprávnění složek na síťové jednotce.
3. Revize
Na naší platformě je u veškerého obsahu automaticky prováděna správa revizí. Kdykoli je dokument revidován a znovu odeslán do kolekce, rozšíření Content Catalog automaticky vytvoří novou verzi a sleduje, kdo a kdy změnu provedl. Můžete také přidat poznámku, aby ostatní členové týmu věděli, co se v nové verzi změnilo.
Mnoho oficiálních dokumentů, jako jsou příručky norem a směrnice, využívá správu verzí (např. v. 2.0.1). Přirozeně se tak nabízí, aby rozšíření Content Catalog automaticky sledovalo tyto verze za vás, včetně možnosti vrácení zpět k předchozí verzi.
Tyto tři funkce, které jsme zmínili výše, jsou pouze některé z výhod ukládání obsahu, který není určen pro BIM nebo CAD, do rozšíření Content Catalog. Mezi další zajímavé funkce, které lze využít při ukládání dokumentů v naší platformě, patří hodnocení hvězdičkami, oblíbené položky a uložená hledání. Všechny tyto funkce jsou navrženy tak, aby usnadnily vyhledávání obsahu.