A jornada genuína para o sucesso do Content Catalog
Todos nós estamos familiarizados com a emoção inicial de obter o orçamento ou a aprovação de uma nova ferramenta de software, acreditando que isso melhorará o fluxo de trabalho de nossa equipe. No entanto, essa empolgação tende a diminuir quando confrontada com os aspectos práticos da implementação. Como faço para configurá-la? Como posso garantir que meus usuários recebam treinamento adequado? Especificamente, para o Content Catalog, qual é a maneira ideal de organizar todo o meu conteúdo? Essas perguntas destacam que, embora muitas ferramentas pareçam promissoras inicialmente, seus verdadeiros benefícios só são percebidos por meio de uma implementação bem-sucedida. O planejamento e a execução cuidadosos em torno da implementação são cruciais para que as novas ferramentas funcionem de forma eficaz.
O Content Catalog não é uma exceção a essa regra e este artigo foi elaborado por uma equipe dedicada de especialistas que integraram com sucesso equipes de projeto em plataformas de gerenciamento de conteúdo BIM por muitos anos, tanto no UNIFI quanto no setor. Estamos entusiasmados em compartilhar nossas estratégias comprovadas para implementar uma abordagem eficaz de gerenciamento de conteúdo com você, e desejamos genuinamente a você o mesmo sucesso que vimos tantas outras empresas obterem com maior eficiência e qualidade dos resultados dos projetos. Para ajudar você a aproveitar ao máximo essas informações valiosas, descrevemos as principais etapas seguidas pelas empresas que realizaram um processo de integração contínuo e bem-sucedido.
Ao seguir essas etapas e se familiarizar com as práticas recomendadas de gerenciamento de conteúdo, você obterá uma compreensão abrangente de como o Content Catalog pode criar uma única fonte de verdade para o conteúdo BIM de sua empresa.
Estamos confiantes de que, ao aproveitar essas estratégias, com base em anos de aprendizado com erros que você tem o benefício de evitar, você experimentará o mesmo alto nível de sucesso de que nossos outros clientes desfrutaram. Vamos embarcar nessa jornada juntos e começar a economizar o tempo de sua equipe hoje mesmo.
Obstáculos comuns e como superá-los
Ao longo dos anos, notamos vários obstáculos comuns que impedem as empresas de AECO de implementar ferramentas de gerenciamento de conteúdo com sucesso. Aqui estão três que queremos compartilhar ao iniciar sua jornada com o Content Catalog.
Vários hubs: empresas com vários hubs enfrentam desafios porque instâncias do Content Catalog em diferentes hubs não podem compartilhar ou sincronizar informações. Essa separação pode levar a esforços duplicados e dificultar a manutenção de uma única fonte da verdade. Consulte nossas recomendações em Um hub do ACC ou vários?
Preparação do conteúdo: esse é provavelmente o atraso mais comum que encontramos ao longo dos anos – “nosso conteúdo simplesmente não está pronto para ser carregado hoje, temos que atualizá-lo até que esteja perfeito”. Embora não gostemos de ser portadores de más notícias, neste caso seremos francos: ainda não vimos uma empresa com uma biblioteca de conteúdo perfeita. As empresas frequentemente enfrentam incertezas sobre quando o conteúdo estará pronto para o Content Catalog. Essa hesitação pode atrasar a obtenção das vantagens de um sistema de gerenciamento de conteúdo, que ajuda a gerenciar conteúdo em qualquer estado. Afinal, seus projetistas estão usando conteúdo de algum lugar atualmente, certo? Para começar, você só precisa vincular o conteúdo à Organização inteligente de coleções e garantir que as permissões sejam gerenciadas de forma eficaz. Consulte nossas recomendações em Preparação para conteúdo inteligente
Estratégias de organização de coleções: decidir a melhor estratégia para organizar coleções pode ser difícil. Esta é a prática recomendada mais frequentemente solicitada à nossa equipe, e a abordagem certa depende das necessidades exclusivas de sua empresa. Você deve considerar vários fatores, como a distribuição geográfica de sua empresa, a disciplina e o uso de coleções de sandbox. Isso requer planejamento cuidadoso e colaboração entre diferentes departamentos. Aprenda com o que outras pessoas fizeram com a Organização inteligente de coleções e a Organização inteligente de pesquisas salvas.
Um roteiro de implementação
Etapa 1 – Reunião de início de atividades
Comece com uma discussão inicial com seus principais especialistas (normalmente a equipe de gerenciamento do BIM) para desenvolver a estratégia e o plano de implementação do Content Catalog. Não é incomum que uma implementação leve entre 4 e 6 semanas do início à conclusão, então vamos começar.
Veja abaixo um exemplo de esboço de tópicos a serem abordados durante a reunião de início de atividades, com notas de exemplo para sua consideração:
Tópico | Observações |
Administradores versus usuários finais (Quem precisa acessar essa ferramenta?) |
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Localizações do escritório: (Quais fusos horários para sessões de treinamento?) |
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Hubs do ACC: |
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Data de implementação planejada: |
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Estrutura da coleção: |
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Projetos de contêiner: |
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Aplicativos do projeto: |
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Capacidades a serem obtidas: |
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Sessões de treinamento: |
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Etapa 2 – Introdução
Quando o plano estiver pronto, estruturar coleções no Content Catalog e carregar conteúdo são os próximos passos. Configurar coleções primeiro facilita a organização de novos carregamentos. O conteúdo pode ser carregado por meio da função de arrastar e soltar ou por exportação em lote. Envolver mais pessoas para ajudar nos carregamentos é eficiente para gerenciar grandes volumes rapidamente. Embora esse processo não precise ser concluído antes da implementação, ter conjuntos de conteúdo consistentes disponíveis é benéfico.
Etapa 3 – Sessões de treinamento
Embora possa ser tentador simplesmente enviar um e-mail ou usar o Slack com relação a uma ferramenta tão fácil de usar quanto o Content Catalog, em nossa experiência, até mesmo a ferramenta mais intuitiva vê uma maior adoção quando os usuários são apresentados a ela em uma breve sessão de treinamento.
Para o Content Catalog, recomendamos a realização de duas sessões:
A primeira é para os administradores do ACC e Editores de coleção. Essas sessões podem ser feitas separadas ou juntas, normalmente recomendamos mantê-las juntas, pois elas têm uma alta quantidade de sobreposição.
A segunda é uma sessão de treinamento de usuários que revisa a organização da coleção, como usar a ferramenta e tópicos consultivos. (Observe que isso pode exigir duas ou mais sessões com base no tamanho/regiões da empresa etc.)
Abaixo estão exemplos de esboços com observações para sua consideração:
Sessão de treinamento do administrador do ACC (45 a 60 min)
Use o resumo da reunião de início de atividades acima para informar essa discussão.
Discuta ou transmita o seguinte – 15 min
Que tipo de organização de bibliotecas você imagina? Escolha uma estratégia de coleção inteligente
De onde você coletará conteúdo? Stashes de usuário, conteúdo da empresa, manufaturas comumente usadas...
Como deseja usar a Pesquisa salva? Escolher uma estratégia de pesquisa salva
Como deseja organizar os grupos de usuários?
Você tem alguma norma de nomenclatura ou de conteúdo que deseja que seja referenciada? (Elas podem ser carregadas no Content Catalog para referência)
Tempo de demonstração Faça com que um usuário tenha permissões de carregamento, mas não de edição, carregue o conteúdo antes da demonstração para mostrar o processo de aprovações de carregamento ou consulte esta documentação.
Gerenciamento de usuários – 5 min |
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Gerenciamento de coleção – 10 min |
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Carregamento de conteúdo e discussão sobre normas – 15 min |
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Pesquisar, Procurar e Pesquisa salva – 10 min |
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Esboço da sessão de treinamento de usuários (30 a 45 min)
Introdução ao Content Catalog – 2 min |
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Pesquisar/Inserir/Inserir conteúdo em lote – 10 min |
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Revisar informações/funcionalidade da família – 3 min |
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Procurar – 3 min |
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Pesquisas salvas – 5 min |
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Solicitações de carregamento – 3 min |
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Carregar conteúdo/exportação em lote – 5 min |
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Suporte e adoção contínuos
Depois de concluir as sessões de treinamento, você deve estar pronto para prosseguir. Certifique-se de adicionar a gravação de treinamento dos usuários à base de conhecimento interna, para que novos contratados possam se atualizar sobre a fonte de conteúdo aprovada de sua empresa à medida que ingressam.
Parabéns por poupar a cada projetista de sua empresa cerca de 200 horas anuais na busca de conteúdo. Estamos muito satisfeitos em fazer parte dos fluxos de trabalho de BIM de sua empresa e estamos aqui para responder às perguntas que você precisar.