Visão geral das coleções
As coleções permitem organizar o conteúdo no Content Catalog e controlar como os grupos de pessoas podem acessar e controlar o conteúdo de uma determinada coleção. A opção Permissões da coleção permite criar coleções que podem ser usadas para muitas coisas, desde uma coleção gerenciada por multidões de código aberto, como a sandbox mencionada abaixo, um conjunto de conteúdo gerenciado e aprovado pela empresa disponível interna e externamente, até uma coleção restrita de trabalho em andamento apenas para editores de coleção.
Há alguns aspectos definidores de uma coleção que devem ser conhecidos:
É possível associar conteúdo a uma ou mais coleções
O conteúdo é identificado pelo nome do arquivo para que possa existir apenas uma vez em todas as coleções em um determinado hub do ACC. Qualquer carregamento aprovado do mesmo arquivo nomeado se tornará a próxima revisão do arquivo existente que já está no Content Catalog.
As coleções usam Grupos para gerenciar as permissões que o grupo tem para o conteúdo da coleção
As permissões de edição no conteúdo de várias coleções são aditivas. Isso significa que, se eu posso editar conteúdo em uma das coleções, então eu não preciso de direitos de edição em todas as coleções a que o conteúdo pertence, a fim de editá-lo.
Os editores de coleções podem aprovar ou recusar o conteúdo carregado em uma coleção pendente. Isso acontece quando um usuário tem direito de carregar, mas não tem direitos de edição para uma determinada coleção.
Um hub do ACC ou vários?
Algumas coisas a saber sobre o Content Catalog que está sendo usado em vários hubs:
Um hub pode hospedar somente uma instância do Content Catalog
Algumas empresas podem ter vários hubs e, portanto, podem configurar várias instâncias do Content Catalog
As instâncias do Content Catalog em vários hubs não podem compartilhar nem sincronizar informações. Elas são completamente separadas.
Os mesmos membros podem ser adicionados a vários hubs e, portanto, um único usuário pode ter acesso a vários hubs
Ao pesquisar, um usuário só pode pesquisar em várias coleções dentro de uma instância de hub do Content Catalog. Se um usuário tiver acesso a vários, ele deverá saber em qual hub acessar o conteúdo que está procurando
Muitas vezes, recebemos as seguintes perguntas de empresas com vários hubs:
Devo ter o Content Catalog em apenas um ou vários hubs? Historicamente, sempre recomendamos uma instância do UNIFI quando vendemos para clientes com a ideia de que é sua única fonte de verdade que ajuda a reunir os esforços dispersos e duplicados de muitos em sua empresa. Essa ideia certamente permanece pelos mesmos motivos e, portanto, continua sendo nossa primeira recomendação para usar apenas um hub.
E o conteúdo regional que deve ser diferente, mas tem as mesmas convenções de nomenclatura? Embora possa ser benéfico usar vários hubs por esse motivo, isso não permitirá que você gerencie tudo em um lugar e possibilitará outro silo que pode se tornar um lugar para esforços duplicados. Isso também exige que os usuários tenham que selecionar o hub adequado com mais regularidade, outra barreira para garantir que eles encontrem o que precisam de forma rápida e fácil. A recomendação histórica de usar convenções de nomenclatura que permitam uma instância do Content Catalog continua sendo nossa melhor recomendação.
Quantas coleções devo ter?
É possível criar um número ilimitado de coleções no Content Catalog, mas descobrimos que nossos clientes mais bem-sucedidos se esforçam por simplificar: quase sempre menos é mais. Manter uma estratégia de coleção simplificada não só facilitará o aprendizado e o uso do Content Catalog, mas também simplificará muito sua vida como gerente de BIM, pois reduzirá o tempo de treinamento de novos usuários.
Se você deseja adicionar uma camada de organização ao conteúdo, mas ainda deseja manter a estrutura de coleção simplificada, é possível usar identificadores. Por exemplo, é possível identificar o conteúdo por nome do projeto ou número da especificação. Isso impede que você deixe que o número de coleções saia do controle. A opção Buscas salvas também acompanha a identificação para obter coleções mais granulares de conteúdo.
Estratégias de organização de coleções
Quando apresentamos as coleções às pessoas, sugerimos as seguintes estratégias:
Estratégia 1: Criar uma nova coleção com base no gerenciamento de conteúdo
A primeira estratégia para estabelecer coleções é considerar como você gerencia o conteúdo. Alguns pontos a serem considerados são se você separa conteúdo específico do cliente ou específico do projeto, ou se tem diferentes gerentes para diferentes subconjuntos de conteúdo. Seu plano atual de gerenciamento de conteúdo fornece a primeira pista sobre como organizar as coleções.
Estratégia 2: Organizar coleções por disciplina
Uma segunda estratégia a ser considerada é organizar coleções por disciplina (arquitetura, mecânica etc.). Isso facilita muito a pesquisa, pois evita sobreposição de conteúdo.
Por exemplo, se alguém pesquisar “painel”, o resultado desejado para um arquiteto poderá ser revestimento externo, enquanto um engenheiro elétrico provavelmente estará procurando um painel elétrico. Se eles fossem separados por uma coleção específica da disciplina, o Content Catalog poderia facilmente filtrar o conteúdo de outras disciplinas, impedindo assim que os usuários navegassem pelo conteúdo de outras pessoas.
Estratégia 3: Coleções de sandbox
As coleções de sandbox permitem armazenar conteúdo não avaliado no Content Catalog. Nesse tipo de coleção, todos os usuários podem ter acesso de administrador a isso, o que permite aceitar contribuições de qualquer pessoa. Você também pode ter apenas um administrador de coleção que aprove conteúdo com padrões menos rígidos. Essas contribuições podem ser inseridas, classificadas e identificadas por todos os outros. Esse método de crowdsourcing ajuda sua equipe a testar com eficiência a aceitação do conteúdo antes de graduá-lo para outras coleções mais avaliadas/refinadas.
Exemplos de organização de coleções
Ao decidir como organizar as coleções, é fundamental considerar quais objetivos de negócios exclusivos você está procurando atingir durante o carregamento de conteúdo no Content Catalog. Para alguns clientes, as permissões de segurança e o acesso no nível do projeto são fundamentais. Para outros, permitir a pesquisa rápida é o objetivo principal.
Cada uma dessas metas é mais bem atingida por uma estrutura organizacional de coleção diferente, e incentivamos você a trabalhar em estreita colaboração com um especialista em BIM do Content Catalog para avaliar qual tema funcionará melhor para sua empresa.
Veja a seguir alguns exemplos de configurações de coleções bem-sucedidas:
Exemplo 1
Esta é uma empresa global com diferentes administradores para diferentes regiões de conteúdo. Há uma coleção geral de empresas, mas o conteúdo também é dividido com base na região:
Coleção de empresas
Coleção de empresas do Reino Unido
Coleção de empresas dos EUA
Desenvolvimento (somente administradores)
Marketing (imagens de marketing)
Sandbox
Exemplo 2
Esta é uma empresa pequena a grande que trabalha com projetos nos sistemas imperial e métrico. Há um gerente de conteúdo único ou uma equipe de usuários avançados. Vários usuários da empresa estão fazendo o conteúdo:
Coleção da empresa – Sistema imperial
Coleção da empresa – Sistema métrico
Trabalho em andamento (somente administradores)
Conteúdo de crowdsourcing
Exemplo 3
Trata-se de uma empresa de pequeno a grande porte, com várias disciplinas que gerenciam seu próprio conteúdo e uma cultura da empresa de melhorar o conteúdo em cada projeto com um local para coletá-lo:
Coleção da empresa de arquitetura
Coleção da empresa MEP
Coleção da empresa estrutural
Trabalho em andamento (somente administradores)
Contribuições do projeto
Exemplo 4
Esta é uma pequena empresa sem gerente de BIM, mas há vários usuários avançados:
Coleção de empresas
Sandbox
Estratégias de coleções adicionais
Não importa quais sejam os requisitos exclusivos de sua empresa, aqui está uma lista de recomendações adicionais que todas as empresas devem ter em mente ao projetar a estratégia de coleções que funcionará melhor para a equipe:
Sistema imperial versus métrico
Coleção de localização/regional
Coleção de projetos
Coleção de clientes
Sandbox/Não verificado
Depois de considerar todos esses fatores e estabelecer o framework de sua estrutura de coleção, tudo deverá se encaixar e ser executado com mais eficiência. Talvez você queira revisitar a estrutura da coleção ocasionalmente, para garantir que ela ainda funcione da melhor maneira para o fluxo de trabalho de sua empresa.