La route sincère vers le succès de Content Catalog
Nous connaissons tous l’enthousiasme initial lorsque l’on obtient le budget ou l’approbation pour un nouvel outil logiciel, car nous pensons que cela améliorera le flux de travail de notre équipe. Cependant, cet enthousiasme a tendance à diminuer lorsqu’il est confronté aux aspects pratiques de la mise en œuvre. Comment effectuer la configuration ? Comment m’assurer que mes utilisateurs reçoivent une formation adéquate ? Plus précisément, pour Content Catalog, quelle est la façon optimale d’organiser tout mon contenu ? Ces questions mettent en évidence le fait que, bien que de nombreux outils semblent prometteurs au départ, leurs véritables avantages ne se concrétisent que par une mise en œuvre réussie. Pour que les nouveaux outils fonctionnent efficacement, une planification et une exécution minutieuses du déploiement sont cruciales.
Content Catalog ne fait pas exception à cette règle, et cet article a été rédigé par une équipe dédiée d’experts qui ont intégré avec succès des équipes de conception sur des plateformes de gestion de contenu BIM pendant de nombreuses années, tant chez UNIFI que dans le secteur. Nous sommes ravis de partager avec vous nos stratégies éprouvées pour la mise en œuvre d’une approche efficace de la gestion de contenu. Nous vous souhaitons sincèrement le même succès que nous avons observé parmi tant d’autres entreprises qui sont parvenues à améliorer l’efficacité et la qualité des livrables des projets. Pour vous aider à tirer le meilleur parti de ces précieuses informations, nous avons dressé la liste des étapes clés suivies par les entreprises qui ont mis en place un processus d’intégration transparent et réussi.
En suivant ces étapes et en vous familiarisant avec les meilleures pratiques de gestion de contenu, vous comprendrez parfaitement comment Content Catalog peut créer une source d’informations unique et fiable pour le contenu BIM de votre entreprise.
Nous sommes convaincus qu’en tirant parti de ces stratégies, basées sur des années d’apprentissage des erreurs que vous avez l’avantage de pouvoir éviter, vous atteindrez le même niveau de réussite que nos autres clients. Lançons-nous ensemble dans cette aventure et commencez à faire gagner du temps à votre équipe dès aujourd’hui !
Obstacles courants et solutions pour les surmonter
Au fil des années, nous avons observé plusieurs obstacles courants qui empêchent les entreprises AECO de déployer des outils de gestion de contenu avec succès. En voici trois dont nous souhaitons vous faire part pour vous aider à utiliser Content Catalog.
Plusieurs hubs : les entreprises disposant de plusieurs hubs rencontrent des difficultés, car les occurrences de Content Catalog sur différents hubs ne peuvent pas partager ou synchroniser les informations. Cette séparation peut conduire à la mise en œuvre du double d’efforts et rendre difficile le maintien d’une source d’informations fiable unique. Consultez nos recommandations pour savoir si vous devez utiliser un hub ACC ou plusieurs.
Préparation du contenu : c’est probablement la raison des retards la plus courante que nous ayons rencontré au fil des années : « notre contenu n’est tout simplement pas prêt à être chargé aujourd’hui, nous devons le mettre à jour jusqu’à ce qu’il soit parfait. » Bien que nous détestions être les porteurs de mauvaises nouvelles, dans ce cas, nous allons vous faire une révélation : nous n’avons encore rencontré aucune entreprise disposant d’une bibliothèque de contenus parfaite ! Les entreprises sont souvent confrontées à l’incertitude quant au moment où leur contenu peut être prêt pour Content Catalog. Cette hésitation peut retarder les avantages d’un système de gestion de contenu, qui permet de gérer le contenu dans n’importe quel état. Après tout, le contenu que vos concepteurs utilisent aujourd’hui provient bien de quelque part, non ? Pour commencer, vous devez simplement lier le contenu avec l’organisation intelligente des collections et vous assurer que les autorisations sont gérées efficacement. Consultez nos recommandations sur l’état de préparation du contenu intelligent
Stratégies d’organisation des collections : il peut être difficile de choisir la meilleure stratégie d’organisation des collections. Il s’agit de la meilleure pratique sur laquelle notre équipe est le plus souvent interrogée, et la bonne approche dépend des besoins uniques de votre entreprise. Vous devez tenir compte de divers facteurs tels que la répartition géographique de votre entreprise, la discipline et l’utilisation des collections bac à sable. Cela nécessite une planification minutieuse et une collaboration étroite entre les différents services. Apprenez de ce que d’autres ont fait avec l’organisation intelligente des collections et l’organisation intelligente des recherches enregistrées.
Feuille de route de mise en œuvre
Étape 1 : réunion de lancement
Commencez par une discussion initiale avec vos principaux experts (généralement l’équipe de gestion BIM) pour développer votre stratégie et votre plan de mise en œuvre pour Content Catalog. Il n’est pas rare qu’un délai de 4 à 6 semaines se déroule entre le lancement et le déploiement, alors commençons !
Vous trouverez ci-dessous un exemple de sujets à aborder lors de la réunion de lancement, avec des exemples de notes à prendre en compte :
Rubrique | Remarques |
Administrateurs et utilisateurs finaux (qui a besoin d’accéder à cet outil ?) |
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Emplacement géographique des bureaux : (quels sont les fuseaux horaires pour les séances de formation ?) |
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Hubs ACC : |
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Date de déploiement planifiée : |
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Structure des collections : |
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Projets conteneurs : |
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Applications de conception : |
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Capacités à atteindre : |
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Séances de formation : |
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Étape 2 : mise en route
Une fois que le plan est prêt, les étapes suivantes consistent à structurer les collections dans Content Catalog et à charger le contenu. Le fait de commencer par la configuration de collections facilite l’organisation des nouveaux chargements. Le contenu peut être chargé par glisser-déposer ou par exportation par lots. L’implication d’un plus grand nombre de personnes pour aider aux chargements est efficace pour gérer rapidement de gros volumes. Bien que ce processus n’ait pas besoin d’être terminé avant le déploiement, il est avantageux de disposer d’ensembles de contenu cohérents.
Étape 3 : séances de formation
Bien qu’il puisse être tentant d’envoyer simplement un e-mail ou un message Slack à propos d’un outil aussi facile à utiliser que Content Catalog, d’après notre expérience, même avec l’outil le plus intuitif, l’adoption se passe mieux lorsque les utilisateurs le découvrent lors d’une brève séance de formation.
Pour Content Catalog, nous vous recommandons d’organiser deux séances :
La première s’adresse aux administrateurs ACC et aux éditeurs de collections. Ils peuvent y assister séparément ou ensemble, nous recommandons généralement de les laisser ensemble, car ils ont une grande quantité de points communs.
La seconde est une séance de formation des utilisateurs portant sur l’organisation des collections, l’utilisation de l’outil et d’autres conseils. (Notez que l’organisation de deux séances ou plus peut s’avérer nécessaire selon la taille de l’entreprise, la région, etc.)
Vous trouverez ci-dessous des exemples de plans avec des notes à prendre en compte :
Séance de formation des administrateurs ACC (45-60 min)
Fondez la discussion sur le plan de la réunion de lancement ci-dessus.
Discutez ou transmettez les points suivants (15 min).
Quel type d’organisation de bibliothèques envisagez-vous ? Choisir une stratégie de collection intelligente
D’où allez-vous extraire le contenu ? Stockage des utilisateurs, contenu de l’entreprise, fabrications couramment utilisées, etc.
Comment voulez-vous utiliser la recherche enregistrée ? Choisir une stratégie de recherche enregistrée
Comment voulez-vous organiser les groupes d’utilisateurs ?
Souhaitez-vous référencer des normes d’appellation ou de contenu ? (Celles-ci peuvent être chargées dans Content Catalog pour référence)
Moment de la démo Demandez à un utilisateur disposant d’autorisations de chargement mais pas de modification de télécharger du contenu avant la démonstration pour montrer le processus d’approbations de chargement ou référez-vous à cette documentation.
Gestion des utilisateurs (5 min) |
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Gestion des collections (10 min) |
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Discussion sur le chargement de contenu et les normes (15 min) |
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Recherche, navigation et recherche enregistrée (10 min) |
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Plan de la séance de formation des utilisateurs (30-45 min)
Présentation de Content Catalog (2 min) |
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Recherche/Insertion/Insertion de contenu par lots (10 min) |
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Passage en revue des informations et des fonctionnalités de famille (3 min) |
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Navigation (3 min) |
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Recherches enregistrées (5 min) |
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Demandes de chargement (3 min) |
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Chargement de contenu/Exportation par lots (5 min) |
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Assistance et adoption sans interruption
Après avoir terminé vos séances de formation, vous devriez pouvoir vous lancer. Assurez-vous d’ajouter l’enregistrement de la formation des utilisateurs à votre base de connaissances interne, afin que les nouvelles recrues puissent se familiariser avec la source de contenu approuvée par votre entreprise au fur et à mesure qu’elles rejoignent votre entreprise.
Félicitations ! Vous allez permettre à chaque concepteur de votre entreprise de gagner environ 200 heures par an sur la recherche de contenu. Nous sommes ravis de faire partie des workflows BIM de votre entreprise et restons à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.