Présentation des collections
Les collections vous permettent d’organiser le contenu de Content Catalog et de contrôler la manière dont des groupes de personnes peuvent accéder au contenu d’une collection donnée et le contrôler. Les autorisations de collection vous permettent de créer des collections qui peuvent avoir de nombreux usages, qu’il s’agisse d’une collection open source collaborative comme le bac à sable mentionné ci-dessous, d’un ensemble de contenus géré et approuvé par l’entreprise disponible en interne et en externe, ou d’une collection restreinte pour les éditeurs de collections uniquement.
Certains aspects déterminants d’une collection doivent être pris en compte :
Le contenu peut être associé à une ou plusieurs collections.
Le contenu est identifié par un nom de fichier, de sorte qu’il ne peut exister qu’une seule fois dans toutes les collections d’un hub ACC donné. Tout chargement approuvé d’un même fichier nommé devient la révision suivante du fichier existant déjà dans Content Catalog.
Les collections ont recours aux groupes pour gérer les autorisations dont dispose chaque groupe sur le contenu de la collection
Les autorisations de modification du contenu de plusieurs collections sont cumulables. Cela signifie que si je peux modifier le contenu de l’une des collections, je n’ai pas besoin de droits de modification dans toutes les collections auxquelles il appartient.
Les éditeurs de collections peuvent approuver ou refuser le contenu chargé dans une collection en attente. Cela se produit lorsqu’un utilisateur dispose de droits de chargement, mais pas de droits de modification pour une collection donnée.
Un seul hub ACC ou plusieurs ?
Informations à connaître sur l’utilisation de Content Catalog sur plusieurs hubs :
Un hub ne peut héberger qu’une seule occurrence de Content Catalog
Certaines entreprises peuvent disposer de plusieurs hubs et, par conséquent, être en mesure de configurer plusieurs occurrences de Content Catalog pour elles-mêmes
Les occurrences de Content Catalog sur plusieurs hubs ne peuvent pas partager ni synchroniser les informations. Elles sont complètement séparées.
Les mêmes membres peuvent être ajoutés à plusieurs hubs et, par conséquent, un même utilisateur peut avoir accès à plusieurs hubs
Lors d’une recherche, un utilisateur peut effectuer une recherche parmi plusieurs collections au sein d’une seule occurrence de hub de Content Catalog uniquement. Si un utilisateur a accès à plusieurs occurrences, il doit savoir à quel hub accéder pour obtenir le contenu qu’il recherche
Questions fréquemment posées par les entreprises disposant de plusieurs hubs :
Faut-il installer Content Catalog dans un seul ou plusieurs hubs ? Historiquement, nous avons toujours recommandé une seule occurrence UNIFI lorsque nous le proposions aux clients, avec l’idée qu’il s’agit de votre source unique d’informations qui vous aide à centraliser les efforts dispersés et dupliqués par de beaucoup dans votre entreprise. Cette idée reste certainement vraie pour les mêmes raisons, et notre première recommandation est donc toujours d’utiliser un seul hub.
Qu’en est-il du contenu régional qui est censé être différent, mais qui a les mêmes dénominations ? Bien qu’il puisse être avantageux d’utiliser plusieurs hubs pour cette raison, cela ne vous permettra pas de tout gérer à partir d’un seul endroit, et cela favorise la création d’un autre silo qui peut donner lieu à des efforts en double. Cela oblige également les utilisateurs à sélectionner le bon hub plus régulièrement, un autre obstacle pour s’assurer qu’ils trouvent ce dont ils ont besoin rapidement et facilement. L’utilisation de dénominations qui autorisent une seule occurrence de Content Catalog reste notre principale recommandation.
Combien de collections dois-je avoir ?
Vous pouvez créer un nombre illimité de collections dans Content Catalog, mais nous avons constaté que nos clients les plus prospères recherchent la simplicité : moins, c’est presque toujours mieux. En appliquant une structure de collection simplifiée, vous faciliterez non seulement l’apprentissage et l’utilisation de Content Catalog par vos utilisateurs, mais vous vous simplifierez également la vie dans votre rôle de responsable BIM, en réduisant le temps de formation des nouveaux utilisateurs.
Si vous souhaitez ajouter un niveau d’organisation supplémentaire à votre contenu tout en conservant la structure simplifiée de la collection, vous pouvez utiliser des étiquettes. Par exemple, vous pouvez étiqueter le contenu en fonction du nom du projet ou du numéro de descriptif. Vous éviterez ainsi que le nombre de vos collections ne devienne incontrôlable. L’étiquetage s’accompagne également de recherches enregistrées pour des collections de contenu plus détaillées.
Stratégies d’organisation des collections
Lorsque nous présentons les collections, nous recommandons les stratégies suivantes :
Stratégie n°1 : créer une collection basée sur la gestion de contenu
La première stratégie pour établir des collections consiste à réfléchir à la manière dont vous gérez le contenu. Vous pouvez par exemple envisager de séparer le contenu spécifique à un client ou à un projet, ou d’avoir différents responsables pour différents sous-ensembles de contenu. Votre plan de gestion de contenu actuel vous donne un premier aperçu de la façon d’organiser vos collections.
Stratégie n° 2 : organiser les collections par discipline
Une deuxième stratégie à envisager consiste à organiser les collections par discipline (par exemple, architecture, génie climatique, etc.). Cela facilite grandement la recherche en évitant les chevauchements de contenu.
Par exemple, si quelqu’un recherche « panneau », le résultat souhaité pour un architecte peut être un panneau de bardage extérieur, tandis qu’un ingénieur électricien cherchera probablement un panneau électrique. Si ces résultats étaient séparés dans des collections spécifiques pour chaque discipline, Content Catalog pourrait facilement filtrer le contenu des disciplines concernées, ce qui éviterait aux utilisateurs de se perdre dans le contenu d’autres utilisateurs.
Stratégie n° 3 : collections bacs à sable
Les collections bac à sable vous permettent de stocker des contenus non vérifiés dans Content Catalog. Dans cette collection, tous les utilisateurs peuvent avoir un accès administrateur, ce qui vous permet d’accepter des contributions de n’importe qui. Vous pouvez également n’avoir qu’un seul administrateur de collection qui approuve le contenu avec des normes moins strictes. Ces contributions peuvent être insérées, évaluées et étiquetées par tous les autres utilisateurs. Cette méthode collaborative permet à votre équipe de tester efficacement la qualité d’un contenu avant de le transférer dans d’autres collections, mieux contrôlées et plus affinées.
Exemples d’organisation des collections
Lorsque vous décidez de la manière d’organiser vos collections, il est essentiel de prendre en compte les objectifs commerciaux uniques que vous cherchez à atteindre en chargeant votre contenu dans Content Catalog. Pour certains clients, les autorisations de sécurité et l’accès au niveau du projet sont primordiaux. Pour d’autres, l’objectif principal est de permettre une recherche rapide.
Ces objectifs sont plus facilement réalisables si vous utilisez une structure organisationnelle de collection différente. Nous vous encourageons à travailler en étroite collaboration avec un spécialiste BIM de Content Catalog afin d’évaluer le thème qui conviendra le mieux à votre entreprise.
Voici quelques exemples de configurations de collection réussies :
Exemple n° 1
Il s’agit d’une entreprise internationale avec différents administrateurs selon les régions de contenu. Il existe une collection générale de l’entreprise, mais le contenu est également divisé en fonction des régions :
collection de l’entreprise ;
collection de l’entreprise au Royaume-Uni ;
collection de l’entreprise aux États-Unis ;
développement (administrateur uniquement) ;
marketing (imagerie marketing) ;
bac à sable.
Exemple n° 2
Il s’agit d’une petite ou d’une grande entreprise qui travaille à la fois sur des projets en système impérial et en système métrique. Elle compte un seul responsable du contenu ou une seule équipe d’utilisateurs expérimentés. Plusieurs utilisateurs au sein de l’entreprise créent le contenu :
collection de l’entreprise en système impérial ;
collection de l’entreprise en système métrique ;
travail en cours (administrateur uniquement) ;
contenu participatif.
Exemple n° 3
Il s’agit d’une entreprise de petite à grande taille, avec plusieurs disciplines gérant leur propre contenu et une culture d’entreprise axée sur l’amélioration du contenu pour chaque projet, avec un emplacement pour le collecter :
collection de l’entreprise pour l’architecture ;
collection de l’entreprise pour le MEP ;
collection de l’entreprise pour les structures ;
travail en cours (administrateur uniquement) ;
contributions aux projets.
Exemple n° 4
Il s’agit d’une petite entreprise qui n’a pas de responsable BIM, mais qui compte plusieurs utilisateurs expérimentés :
collection de l’entreprise ;
bac à sable.
Stratégies de collection supplémentaires
Quelles que soient les exigences particulières de votre entreprise, voici une liste de recommandations supplémentaires que chaque entreprise devrait garder à l’esprit lors de la conception de la stratégie de collection qui fonctionnera le mieux pour votre équipe :
système impérial et système métrique ;
collection par emplacement/région ;
collection par projet ;
collection par client ;
bac à sable/non vérifié.
Une fois que vous aurez pris en compte tous ces facteurs et que vous aurez défini le cadre de votre structure de collection, tout devrait se mettre en place et fonctionner plus efficacement. Vous pouvez revoir votre structure de collection de temps en temps pour vous assurer qu’elle fonctionne toujours de manière optimale pour le workflow de votre entreprise.