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Content Catalog - 推出計畫
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成功啟動 Content Catalog 的逐步指南

昨日已更新

邁向 Content Catalog 成功之旅

我們在獲得使用新軟體工具的預算或核准時，一開始都會很興奮，相信這會改善我們團隊的工作流程。然而，在面臨實作的現實情況時，這種興奮感往往會遞減。我該如何進行？如何確保我的使用者接受適當的訓練？具體來說，就 Content Catalog 而言，整理所有內容的最佳方式是什麼？這些問題突顯出，雖然許多工具一開始看起來很有前途，但唯有成功實作才能顯現出它們真正的優點。要讓新工具有效運作，仔細規劃和執行推出過程非常重要。

Content Catalog 也不例外。本文由專門的專家團隊精心撰寫，多年來已在 UNIFI 和產業界成功讓設計團隊採用 BIM 內容管理平台。我們很高興與您分享，我們經過實證而能有效實作內容管理方法的策略，並衷心期盼您同樣獲得成功，我們已經看到其他許多公司提高了專案交付內容的效率和品質！為了協助您充分運用這些有價值的資訊，我們將概述已經順暢成功上線的公司所按照的關鍵步驟。

只要按照這些步驟並熟悉內容管理最佳實踐，您將全面瞭解 Content Catalog 如何為您公司的 BIM 內容建立單一事實來源。

我們相信，基於多年來從錯誤中吸取的教訓，利用這些策略，您將會獲得我們其他客戶享有的成功體驗。讓我們一起踏上這段旅程，立即開始省下您團隊的時間！

常見障礙，以及如何克服

多年來，我們發現幾個阻礙 AECO 公司成功推出內容管理工具的常見障礙。在您開始使用 Content Catalog 時，我們想要分享以下三點。

  1. 多個中樞：擁有多個中樞的公司面臨挑戰，因為不同中樞的 Content Catalog 例證無法共用或同步資訊。這種分離可能導致重複工作，並難以保持單一的事實來源。請參閱我們關於一個或多個 ACC 中樞的建議。

  2. 內容準備情況：這可能是我們多年來最常見到的延遲因素 -「我們的內容今天還沒有準備好上傳，我們必須更新它直到完美為止。」雖然我們不喜歡提供壞消息，但這時候我們會說：我們從來沒看過一家內容資源庫很完美的公司！對於內容何時可用於 Content Catalog，公司經常面臨不確定性。內容管理系統可協助管理任何狀態的內容，猶豫可能會延遲這類系統的優勢。畢竟，您的設計師現在正使用來自某個地方的內容，對吧？想要開始，您只需要使用「智慧整理集合」連結內容，確保有效管理權限。請參閱我們關於智慧內容準備情況的建議

  3. 集合整理策略：決定整理集合的最佳策略可能很困難。這是我們團隊最常被要求提出最佳實踐的一點，正確的方法取決於您公司的獨特需求。您應該考慮各種因素，例如公司的地理分佈、領域和是否使用沙箱集合。這需要不同部門之間的仔細規劃和協同合作。瞭解其他人使用智慧整理集合和智慧整理儲存的搜尋所做的工作。

實作發展計畫

第 1 步 - 啟動會議

首先與主要推動者 (通常是 BIM 管理團隊) 進行初步討論，制定 Content Catalog 策略和實作方案。從啟動到推出，通常需要 4-6 週時間，那麼我們開始吧！

以下是啟動會議期間要解決的主題大綱範例，附帶範例說明供您參考：

主題

說明

管理員與終端使用者 (誰需要存取此工具？)

  • 使用者分佈：總共 700 位使用者

  • 5-8 位 ACC 管理員

  • 大約 20 位集合編輯者 (進階使用者/專業領域)

  • 大約 670 位終端使用者

辦公室地點：(訓練課程的時區？)

  • 五個辦公室：多倫多、丹佛、紐約、華盛頓哥倫比亞特區、舊金山

ACC 中樞：

  • 兩個中樞：一個用於美國，一個用於加拿大

規劃推出日期：

  • 三月前，所有使用者 (4-6 週)

  • 目標是在此日期之前完成終端使用者訓練

  • 二月到三月的設置和訓練

集合結構：

  • 目前混合既有設置和一些改進項目

  • 與終端使用者舉行會議，討論目前流程的優缺點

容器專案：

  • 根據啟動模型/專案和市場分部的領域樣板，製作儲存的搜尋

  • 分開託管族群；批次插入到專案中

設計應用程式：

  • Revit、CAD、Civil3D (僅限使用 DWG)

  • Rhino、Grasshopper、Enscape、Dynamo

    (大多數基於檔案的應用程式資料都可以儲存，包含歷程並下載以供使用)

要達成的目標：

  • 載入和整理族群

  • 建立組織標準 (標籤策略、集合、儲存的搜尋)

  • 確保所有使用者/合作夥伴類型的可見性 (適當的權限)

訓練課程：

  1. 啟動電話會議：今天，二月第 1 週

  2. ACC 管理員訓練：二月第 2 週

  3. 集合編輯者訓練：二月第 4 週

  4. 終端使用者訓練：三月第 2 週

第 2 步 - 開始進行

計畫準備好後，接下來要建構 Content Catalog 中的集合並上傳內容。先設定集合可以更輕鬆地整理新的上傳內容。可以透過拖放或批次匯出上傳內容。讓更多人參與協助上傳，可以有效地快速管理大量內容。雖然此過程在推出之前不需要完成，但提供一致的內容集比較有幫助。

第 3 步 - 訓練課程

雖然您可能想要簡單寄送一封電子郵件或使用 Slack 來說明像 Content Catalog 這樣容易使用的工具，但是根據我們的經驗，即使是最直觀的工具，如果能向使用者提供簡短的訓練，也會提高採用的機會。

我們建議對 Content Catalog 舉辦兩個課程：

  1. 一個是給 ACC 管理員和集合編輯者。這兩個課程可以分開或一起舉辦，我們通常建議一起舉辦，因為課程內容高度重疊。

  2. 一個是使用者訓練課程，回顧如何整理集合、如何使用工具，以及諮詢主題。(請注意，根據公司規模/區域等，可能需要 2 個或更多個課程)

以下是附帶說明的範例大綱供您參考：

ACC 管理員訓練課程 (45-60 分鐘)

使用上面的啟動會議大綱為本次討論提供資訊。

討論或傳達以下問題 - 15 分鐘

  • 您設想什麼樣的資源庫組織？選擇智慧集合策略

  • 您將從哪裡收集內容？使用者收藏、公司內容、製造商常用...

  • 您希望如何使用儲存的搜尋？選擇儲存的搜尋策略

  • 您希望如何整理使用者群組？

  • 您是否有任何要參考的命名或內容標準？(這些可以上傳到 Content Catalog 以供參考)

展示時間 讓有上傳 (但沒有編輯權限) 的使用者在上傳核准程序的展示之前上傳內容，或參考此文件。

使用者管理 - 5 分鐘

  • 新增群組

  • 在群組中新增使用者

集合管理 - 10 分鐘

  • 設定集合

  • 新增使用者群組並設定權限

上傳內容和討論標準 - 15 分鐘

  • 從新專案或使用中專案批次匯出

  • 使用拖放方式上傳資料夾

  • 在上傳佇列中為一些內容加標籤

  • 上傳核准

搜尋、瀏覽和儲存的搜尋 - 10 分鐘

  • 找出在左側導覽中尋找內容的 3 種方法

  • 尋找內容並插入/批次插入

使用者訓練課程大綱 (30-45分鐘)

Content Catalog 簡介 - 2 分鐘

  • 開啟 Revit 專案後，從 Revit 或 Contentcatalog.autodesk.com 啟動 Content Catalog

搜尋/插入/批次插入內容 - 10 分鐘

  • 展示您喜愛的搜尋方法 (搜尋規劃選項和彙整結果)，以及插入內容的範例。

檢閱族群資訊/功能 - 3 分鐘

  • 自動升級、歷程、版本控制和族群詳細資料 (例如 3D 預覽、族群類型和參數資訊)。

瀏覽 - 3 分鐘

  • 如果您不知道要尋找什麼該如何瀏覽，透過集合和品類來看看

儲存的搜尋 - 5 分鐘

  • 「儲存的搜尋」顯示一些擁有內容的範例，並事先預測可能發生的情況，詢問您的使用者希望在這裡看到什麼。

上傳請求 - 3 分鐘

  • 來自管理員角度的上傳和內容核准流程。討論流程以及使用者可以期待的內容。

上傳內容/批次匯出 - 5 分鐘

  • 使用「批次匯出」可上傳非族群內容 (牆、製圖視圖、群組等)，使用專案名稱為內容加標籤以方便尋找。討論使用者從何處獲取專案內容，以及可上傳的內容。

持續支援和採用

完成訓練課程後，您就可以開始了！確保將使用者訓練記錄加到您的內部知識庫中，如此一來當新員工加入時，就可以快速瞭解您公司核准的內容來源。

恭喜您每年為貴公司每位設計師省下大約 200 小時搜尋內容的時間！我們很高興為貴公司的 BIM 工作流程做出貢獻，如果需要，我們會在這裡回答任何問題！

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