Wszyscy znamy ten początkowy dreszczyk emocji związany z uzyskaniem budżetu lub zatwierdzenia dla nowego narzędzia programowego, które ma usprawnić przepływ pracy zespołu. Jednak podczas mierzenia się z praktycznymi aspektami wdrażania to podekscytowanie zwykle opada. Jak skonfigurować to narzędzie? Jak zadbać o to, aby użytkownicy zostali odpowiednio przeszkoleni? W szczególności w przypadku usługi Content Catalog: jaki jest optymalny sposób organizowania całej zawartości? Pytania te dobrze ilustrują to, że chociaż wiele narzędzi wydaje się początkowo obiecujących, prawdziwe związane z nimi korzyści można osiągnąć tylko dzięki udanemu wdrożeniu. Staranne zaplanowanie i zrealizowanie działań związanych z wdrożeniem mają kluczowe znaczenie dla skutecznego działania nowych narzędzi.

Usługa Content Catalog nie jest od tej reguły wyjątkiem. Ten artykuł opracował zespół ekspertów, którzy od wielu lat z powodzeniem wdrażają w zespołach projektowych platformy zarządzania zawartością BIM — dotyczy to zarówno UNIFI, jak i branży. Cieszymy się, że możemy podzielić się naszymi sprawdzonymi strategiami wdrażania skutecznego podejścia do zarządzania zawartością, i szczerze życzymy czytelnikom takich samych sukcesów, jakie mieliśmy okazję zaobserwować w wielu innych firmach, które poprawiły wydajność i jakość materiałów przedstawianych do odbioru wskutek realizacji projektów. Aby pomóc w pełni wykorzystać te cenne informacje, przedstawiliśmy kluczowe kroki stosowane przez firmy, które przeprowadziły sprawny i pomyślny proces wdrażania.

Wykonanie tych czynności i zapoznanie się z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania zawartością pozwala doskonale zrozumieć, w jaki sposób usługa Content Catalog pozwala utworzyć pojedyncze źródło wiarygodnych informacji o zawartości BIM firmy.

Jesteśmy przekonani, że wykorzystując te strategie, oparte na latach uczenia się na błędach, których można skutecznie uniknąć, można zapewnić sobie ten sam wysoki poziom sukcesu, jakim cieszyli się inni nasi klienci. Wkroczmy razem na tę ścieżkę i już dziś zacznijmy oszczędzać czas Twojego zespołu!

Na przestrzeni lat zauważyliśmy kilka typowych przeszkód, które utrudniają firmom z branży architektury, inżynierii, budownictwa i operacji pomyślne wdrażanie narzędzi do zarządzania zawartością. Oto trzy z nich, które chcemy przedstawić nowym użytkownikom usługi Content Catalog.

Rozpocznij od wstępnej dyskusji z najważniejszymi specjalistami (zazwyczaj zespołem zarządzającym BIM), aby opracować strategię i plan wdrożenia dotyczące usługi Content Catalog. Wdrożenie często przypada nawet 4–6 tygodni po spotkaniu wstępnym, więc najlepiej zacząć jak najszybciej.

Poniżej znajduje się przykładowy konspekt tematów, które należy poruszyć podczas spotkania wstępnego, wraz z przykładowymi notatkami do rozważenia:

Gdy plan będzie gotowy, kolejne kroki dotyczą strukturyzowania kolekcji w usłudze Content Catalog i przekazywania zawartości. Skonfigurowanie kolekcji w pierwszej kolejności ułatwia organizowanie nowych plików do przekazania. Zawartość można przekazywać za pomocą metody przeciągania i upuszczania lub eksportu zbiorczego. Zaangażowanie większej liczby osób do pomocy przy przekazywaniu pomaga szybko obsłużyć duże ilości danych. Chociaż ten proces nie musi zostać ukończony przed wdrożeniem, posiadanie spójnych zestawów zawartości jest korzystne.

Chociaż może się wydawać, że w przypadku narzędzia tak łatwego w użyciu jak usługa Content Catalog wystarczy wysłać wiadomość e-mail lub wiadomość w usłudze Slack z informacją na jego temat, z naszego doświadczenia wynika, że nawet najbardziej intuicyjne narzędzie jest wśród użytkowników wdrażane szybciej, gdy zapoznają się z nim podczas krótkiej sesji szkoleniowej.

W przypadku usługi Content Catalog zalecamy przeprowadzenie dwóch sesji:

Poniżej znajdują się przykładowe konspekty z uwagami do rozważenia:

Na potrzeby tej dyskusji wykorzystaj przedstawiony wcześniej konspekt spotkania wstępnego.

Prezentacja Przygotuj użytkownika z uprawnieniami do przekazywania, ale nie do edycji. Przekaż zawartość przed prezentacją, aby pokazać proces zatwierdzania przekazanej zawartości, lub skorzystaj z tej dokumentacji.

Po zakończeniu sesji szkoleniowych wszystko powinno być gotowe do rozpoczęcia. Pamiętaj, aby dodać nagranie ze szkolenia dla użytkowników do wewnętrznej bazy wiedzy. Dzięki temu nowi pracownicy będą mogli szybko zapoznać się z zatwierdzonym przez firmę źródłem zawartości przy rozpoczynaniu pracy.

Gratulujemy zaoszczędzenia każdemu projektantowi w firmie około 200 godzin rocznie poświęcanych na wyszukiwanie zawartości. Cieszymy się, że możemy uczestniczyć w procesach BIM w Twojej firmie, i chętnie odpowiemy na wszelkie pytania.