Przegląd kolekcji
Kolekcje umożliwiają porządkowanie zawartości w usłudze Content Catalog oraz sterowanie sposobem, w jaki grupy osób mogą uzyskiwać dostęp do zawartości danej kolekcji i sterować nią. Uprawnienia do kolekcji umożliwiają tworzenie kolekcji, które mogą być używane w różny sposób, od kolekcji typu open source zarządzanej przez większą społeczność, takiej jak wspomniana poniżej kolekcja „w piaskownicy”, przez zarządzany i zatwierdzany przez firmę zestaw zawartości dostępny wewnątrz i na zewnątrz po zastrzeżoną kolekcję będącą w opracowywaniu tylko dla redaktorów kolekcji.
Istnieje kilka aspektów definiujących kolekcję, o których należy pamiętać:
Zawartość można skojarzyć z co najmniej jedną kolekcją
Zawartość jest identyfikowana za pomocą nazwy pliku, więc może istnieć tylko jedna taka nazwa we wszystkich kolekcjach w danym centrum ACC. Wszystkie zatwierdzone przekazania tego samego nazwanego pliku staną się kolejnymi wersjami istniejącego pliku znajdującego się już w usłudze Content Catalog.
Kolekcje używają grup do zarządzania uprawnieniami grupy do zawartości w kolekcji
Uprawnienia do edycji zawartości w wielu kolekcjach się sumują. Oznacza to, że jeśli użytkownik może edytować daną zawartość w jednej z kolekcji, to aby ją edytować we wszystkich kolekcjach, do których ona należy, nie potrzebuje uprawnień do jej edycji.
Redaktorzy kolekcji mogą zatwierdzać lub odrzucać przekazaną do kolekcji zawartość oczekującą. Taka sytuacja występuje, gdy użytkownik ma uprawnienia do przekazywania, ale nie ma uprawnień do edycji danej kolekcji.
Jedno centrum ACC czy wiele?
Kilka informacji o używaniu usługi Content Catalog w wielu centrach:
Centrum może obsługiwać tylko jedno wystąpienie usługi Content Catalog
Niektóre firmy mogą mieć wiele centrów i w związku z tym mogą skonfigurować wiele wystąpień usługi Content Catalog
Wystąpienia usługi Content Catalog w różnych centrach nie mogą współdzielić ani synchronizować żadnych informacji. Są one całkowicie oddzielne.
Ci sami członkowie mogą zostać dodani do wielu centrów i dlatego pojedynczy użytkownik może mieć dostęp do wielu centrów
Podczas wyszukiwania użytkownik może wyszukiwać tylko w wielu kolekcjach w pojedynczym wystąpieniu centrum usługi Content Catalog. Jeśli użytkownik ma dostęp do wielu z nich, musi wiedzieć, do którego centrum należy uzyskać dostęp, aby znaleźć szukaną zawartość
Często otrzymujemy następujące pytania od firm mających wiele centrów:
Czy usługa Content Catalog powinna znajdować się tylko w jednym centrum, czy w wielu centrach? W przeszłości zawsze rekomendowaliśmy używanie jednego wystąpienia programu UNIFI, gdy sprzedawaliśmy go klientom. Przyjmowaliśmy przy tym założenie, że będzie to pojedyncze źródło informacji pomagające połączyć rozproszone i powielone wyniki prac wielu osób w firmie. Ta idea jest nadal uzasadniona z tych samych powodów i dlatego nadal naszą pierwszą rekomendacją jest używanie tylko jednego centrum.
A co z zawartościami regionalnymi, które powinny być różne, ale w których używa się tych samych konwencji nazewnictwa? Chociaż z tego powodu używanie wielu centrów może być korzystne, uniemożliwi to zarządzanie wszystkim w jednym miejscu i może doprowadzić do powstawania oddzielnych silosów, w których prace będą powielane. Wymaga to również od użytkowników wybierania odpowiedniego centrum, co stanowi kolejną barierę dla szybkiego i łatwego znajdowania tego, czego potrzebują. Historyczna rekomendacja dotycząca używania konwencji nazewnictwa, która umożliwia używanie jednego wystąpienia usługi Content Catalog, pozostaje naszą najlepszą rekomendacją.
Ile kolekcji należy mieć?
W usłudze Content Catalog można utworzyć nieograniczoną liczbę kolekcji, ale klienci osiągający największe sukcesy dbają o prostotę — mniej to prawie zawsze więcej. Utrzymanie optymalnej strategii dotyczącej kolekcji nie tylko ułatwia użytkownikom naukę obsługi usługi Content Catalog i korzystanie z niego, ale również znacznie upraszcza pracę kierownika systemu BIM, ponieważ skraca czas szkolenia nowych użytkowników.
Chcąc dodać warstwę organizacji do zawartości, zachowując zoptymalizowaną strukturę kolekcji, można użyć oznaczeń. Zawartość można na przykład oznaczać według nazw projektów lub numerów specyfikacji. Taka metoda pozwala ograniczyć liczbę tworzonych kolekcji. Funkcja oznaczania udostępnia też zapisane wyszukiwania, które umożliwiają stosowanie bardziej szczegółowych kolekcji elementów.
Strategie organizowania kolekcji
W przypadku wprowadzaniu osób do kolekcji sugerujemy stosować następujące strategie:
Strategia 1. Tworzenie nowej kolekcji zgodnie z mechanizmem zarządzania zawartością
Pierwsza strategia zakładania kolekcji jest zależna od sposobu zarządzania zawartością. Należy między innymi rozpatrzyć, czy zawartość ma być rozdzielana wg klientów czy projektów, a także czy różnymi podzbiorami zawartości będą zarządzać inni kierownicy. Używany obecnie plan zarządzania zawartością zawiera pierwszą wskazówkę dotyczącą sposobu organizowania kolekcji.
Strategia 2. Organizowanie kolekcji według dziedziny
Drugą strategią, którą należy rozważyć, jest organizowanie kolekcji według dziedziny (Architektura, Mechanika itp.). Znacznie ułatwia to wyszukiwanie, ponieważ zapobiega nakładaniu się zawartości.
Jeśli na przykład ktoś wyszuka słowo „panel”, pożądanym wynikiem w przypadku architekta może być okładzina zewnętrzna, jednak inżynier elektryk prawdopodobnie szuka panelu elektrycznego. Gdyby były one rozdzielone między kolekcje specyficzne dla dziedzin, usługa Content Catalog mogłaby łatwo odfiltrować zawartość z innych dziedzin, uniemożliwiając użytkownikom przypadkowe przeglądanie zawartości skierowanej do innych osób.
Strategia 3: Kolekcje w piaskownicy
Kolekcje w piaskownicy umożliwiają przechowywanie w usłudze Content Catalog elementów, które nie zostały zweryfikowane. Wszyscy użytkownicy mogą korzystać z takiej kolekcji z uprawnieniami administratora, co umożliwia akceptowanie wkładu dowolnych osób. Może też istnieć pojedynczy administrator kolekcji, który zatwierdza zawartość o mniej rygorystycznych standardach. Elementy tej kolekcji mogą być wstawiane, oceniane i oznaczane przez wszystkich innych użytkowników. Taka metoda oparta na pracy wielu osób pozwala zespołowi sprawnie testować akceptację zawartości przed jej przeniesieniem do innych kolekcji, które wymagają bardziej zaawansowanego weryfikowania i dopracowywania.
Przykłady organizacji kolekcji
Podejmując decyzję o organizacji kolekcji, należy koniecznie rozważyć, jakie unikatowe cele mają zostać osiągnięte przez przekazanie zawartości do usługi Content Catalog. W przypadku niektórych klientów uprawnienia dotyczące zabezpieczeń i dostęp na poziomie projektu mają kluczowe znaczenie. Dla innych najważniejszym celem jest umożliwienie szybkiego wyszukiwania.
Każdy z tych celów najlepiej spełnia inna struktura organizacyjna kolekcji. Zachęcamy do ścisłej współpracy ze specjalistą ds. BIM usługi Content Catalog, który pomoże dobrać właściwe podejście dla Twojej firmy.
Oto kilka przykładów udanych konfiguracji kolekcji:
Przykład 1
Firma działa na całym świecie, a zawartością w różnych regionach zarządzają oddzielni administratorzy. Istnieje ogólna kolekcja firmowa, ale jej zawartość jest również podzielona wg regionów:
Kolekcja firmowa
Kolekcja firmowa w Wielkiej Brytanii
Kolekcja firmowa w USA
W trakcie rozwijania (tylko dla administratorów)
Marketing (obrazy marketingowe)
Piaskownica
Przykład 2
Ta mała lub duża firma pracuje nad projektami korzystającymi z jednostek metrycznych i brytyjskich. Istnieje pojedynczy kierownik ds. zawartości lub zespół użytkowników zaawansowanych. Wielu użytkowników w firmie tworzy zawartość:
Kolekcja firmowa — brytyjskie
Kolekcja firmowa — metryczne
Praca w toku (tylko administratorzy)
Zawartość pochodząca od wielu użytkowników
Przykład 3
Ta mała lub duża firma zajmuje się wieloma dziedzinami i zarządza własną zawartością. Kultura obowiązująca w firmie nakazuje ulepszanie zawartości każdego projektu i posiadanie miejsca na jej przechowywanie:
Kolekcja firmowa — architektura
Kolekcja firmowa — MEP
Kolekcja firmowa — konstrukcyjne
Praca w toku (tylko administratorzy)
Elementy przesłane do projektów
Przykład 4
Ta mała firma nie ma kierownika zajmującego się rozwiązaniem BIM. Istnieje wielu użytkowników zaawansowanych:
Kolekcja firmowa
Piaskownica
Dodatkowe strategie dotyczące kolekcji
Niezależnie od specyficznych wymagań firmy warto zapoznać się z poniższymi dodatkowymi zaleceniami. Każda firma powinna brać je pod uwagę podczas opracowywania strategii dotyczącej kolekcji, aby jak najlepiej dopasować ją do potrzeb zespołu:
Jednostki brytyjskie a metryczne
Lokalizacja/region kolekcji
Kolekcja projektów
Kolekcja klientów
Piaskownica/Niezweryfikowane
Po rozważeniu wszystkich tych czynników i określeniu ram struktury kolekcji wszystko powinno znaleźć się w odpowiednim miejscu i działać wydajniej. Warto okresowo sprawdzać strukturę kolekcji, aby dbać o jej maksymalną wydajność w procesie roboczym firmy.