Conosciamo tutti l'emozione iniziale di ottenere il budget o l'approvazione per un nuovo strumento software, credendo che migliorerà il workflow del nostro team. Tuttavia, questo entusiasmo tende a diminuire di fronte agli aspetti pratici dell'implementazione. Come impostarlo? Come è possibile garantire agli utenti una formazione adeguata? In particolare, per Content Catalog, qual è il modo ottimale per organizzare tutto il contenuto? Queste domande evidenziano che, sebbene molti strumenti sembrino inizialmente promettenti, i loro veri vantaggi si realizzano solo attraverso un'implementazione di successo. Una pianificazione e un'esecuzione attente dell'implementazione sono fondamentali per garantire il funzionamento efficace dei nuovi strumenti.

Content Catalog non fa eccezione a questa regola e questo articolo è stato redatto da un team dedicato di esperti che hanno guidato con successo l'onboarding di team di progettazione nelle piattaforme di gestione del contenuto BIM per molti anni, sia presso UNIFI che nel settore. Siamo entusiasti di condividere le nostre strategie collaudate per l'implementazione di un approccio efficace alla gestione del contenuto e auspichiamo sinceramente che tutti possano ottenere lo stesso successo che abbiamo riscontrato in tante altre aziende che hanno migliorato l'efficienza e la qualità dei risultati finali del progetto. Per aiutare a sfruttare al meglio queste preziose informazioni, abbiamo delineato i passaggi chiave seguiti dalle aziende che hanno realizzato un processo di onboarding impeccabile e di successo.

Seguendo questi passaggi e acquisendo familiarità con le pratiche ottimali di gestione del contenuto, si acquisirà una comprensione completa di come Content Catalog può creare un'unica fonte di verità per il contenuto BIM dell'azienda.

Siamo certi che sfruttando queste strategie, basate su anni di apprendimento da errori che oggi si è avuto il vantaggio di evitare, tutti i clienti sperimenteranno lo stesso elevato livello di successo di cui hanno goduto da altri. Intraprendiamo questo viaggio insieme e iniziamo a far risparmiare tempo al proprio team oggi stesso!

Nel corso degli anni, abbiamo notato diversi ostacoli comuni che impediscono alle aziende AECO di implementare con successo gli strumenti di gestione del contenuto. Eccone tre che vogliamo condividere all'inizio del viaggio con Content Catalog.

Cominciare con una discussione iniziale con i principali sostenitori (in genere il team di gestione BIM) per sviluppare la strategia e il piano di implementazione di Content Catalog. Non è raro che un'implementazione richieda dalle 4 alle 6 settimane, quindi iniziamo!

Di seguito è riportato uno schema di esempio degli argomenti da affrontare durante la riunione preliminare, con note di esempio da prendere in considerazione:

Una volta che il piano è pronto, la strutturazione delle raccolte nel catalogo di contenuti e il caricamento di contenuto sono i passaggi successivi. L'impostazione delle raccolte semplifica l'organizzazione di nuovi caricamenti. Il contenuto può essere caricato tramite trascinamento della selezione o esportazione in batch. Coinvolgere più persone per aiutare con i caricamenti è efficiente per gestire rapidamente grandi volumi. Anche se questo processo non deve essere completato prima dell'implementazione, è vantaggioso avere a disposizione gruppi di contenuti coerenti.

Sebbene si possa essere tentati di inviare semplicemente un'e-mail o un messaggio su Slack per uno strumento così facile da usare come Content Catalog, secondo la nostra esperienza anche lo strumento più intuitivo registra maggiore consenso quando lo si presenta agli utenti con una breve sessione di formazione.

Per Content Catalog, è consigliabile tenere due sessioni:

Di seguito sono riportati alcuni schemi di esempio con note da prendere in considerazione:

Utilizzare lo schema della riunione preliminare riportato sopra per preparare per questa discussione.

Per la demo: chiedere ad un utente con autorizzazioni di caricamento ma non di modifica di caricare il contenuto prima della demo per mostrare il processo delle approvazioni del caricamento o fare riferimento a questa documentazione.

Una volta completata la formazione, si dovrebbe essere pronti ad iniziare. Assicurarsi di aggiungere la registrazione della formazione per utenti alla Knowledge Base interna, in modo che i nuovi assunti possano aggiornarsi sulla fonte di contenuto approvata dall'azienda non appena entrano a farne parte.

Congratulazioni per aver fatto risparmiare a ogni progettista della propria azienda circa 200 ore all'anno nella ricerca di contenuto! Siamo lieti di far parte dei workflow BIM delle aziende dei clienti e siamo a completa disposizione per rispondere a eventuali domande in caso di necessità!