Le raccolte consentono di organizzare il contenuto in Content Catalog e di controllare il modo in cui gruppi di utenti possono accedere al contenuto di una determinata raccolta e controllarlo. Le autorizzazioni per le raccolte consentono di creare raccolte che possono essere utilizzate per molti scopi, da una raccolta gestita in crowdsourcing open source come la sandbox menzionata di seguito, una serie di contenuti gestiti e approvati dall'azienda disponibili internamente ed esternamente, fino ad una raccolta di lavori in corso con limitazioni solo per gli editor delle raccolte.

È necessario tenere presenti alcuni aspetti distintivi di una raccolta:

Di seguito sono riportate alcune cose da sapere sull'utilizzo di Content Catalog su più hub:

Spesso vengono poste le seguenti domande da parte di aziende con più hub:

È possibile creare un numero illimitato di raccolte in Content Catalog, ma ci rendiamo conto che i nostri clienti di maggior successo puntano alla semplicità: meno è quasi sempre di più. Il mantenimento di una strategia ottimizzata delle raccolte non solo faciliterà l'apprendimento e l'utilizzo di Content Catalog da parte degli utenti, ma semplificherà notevolmente la vita dei responsabili BIM, poiché ridurrà i tempi di formazione per i nuovi utenti.

Se si desidera aggiungere un ulteriore livello di organizzazione al contenuto, ma si desidera comunque mantenere la struttura ottimizzata delle raccolte, è possibile utilizzare delle etichette. Ad esempio, è possibile assegnare etichette al contenuto in base al nome del progetto o al numero di specifica. In questo modo si terrà sotto controllo il numero delle raccolte. Con l'assegnazione di etichette sono anche disponibili ricerche salvate per raccolte più dettagliate di contenuto.

Nel presentare le raccolte, si suggeriscono le seguenti strategie:

La prima strategia per la creazione delle raccolte consiste nel valutare il modo in cui gestite il contenuto. Alcuni punti da considerare sono se occorre separare contenuto specifico per cliente o per progetto oppure se si hanno diversi responsabili per sottogruppi di contenuto. Il piano di gestione del contenuto attuale fornisce il primo indizio su come organizzare le raccolte.

Una seconda strategia da prendere in considerazione è quella di organizzare le raccolte per disciplina (ad esempio, architettura, meccanica e così via). Ciò semplifica notevolmente la ricerca, poiché impedisce la sovrapposizione del contenuto.

Ad esempio, se un utente cerca "pannello", il risultato desiderato per un architetto potrebbe essere il rivestimento esterno, mentre un ingegnere elettrico potrebbe probabilmente cercare un quadro elettrico. Se il contenuto fosse separato in base ad una raccolta specifica per disciplina, Content Catalog potrebbe filtrare facilmente il contenuto di altre discipline, impedendo così agli utenti di esplorare il contenuto di altre persone.

Le raccolte Sandbox consentono di memorizzare in Content Catalog il contenuto non verificato. In questa raccolta, tutti gli utenti possono avere accesso come amministratori, il che consente di accettare contributi da chiunque. Si potrebbe anche avere un solo amministratore della raccolta che approva il contenuto con standard meno rigorosi. Questi contributi possono essere inseriti, valutati e etichettati da qualsiasi altro utente. Questo metodo in crowdsourcing consente al team di verificare in modo efficiente l'accettazione di contenuto prima di passare ad altre raccolte più accurate/raffinate.

Quando si decide come organizzare le raccolte, è fondamentale considerare quali obiettivi aziendali specifici si desidera raggiungere caricando il contenuto in Content Catalog. Per alcuni clienti, le autorizzazioni di protezione e l'accesso a livello di progetto sono fondamentali. Per altri, l'obiettivo principale è quello di consentire una ricerca rapida.

Ciascuno di questi obiettivi è realizzato al meglio con una struttura organizzativa diversa delle raccolte e si consiglia di collaborare strettamente con uno specialista BIM di Content Catalog per valutare quale tema è più adatto alla propria azienda.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di impostazioni corrette delle raccolte:

Si tratta di un'azienda globale con amministratori differenti per aree di contenuto diverse. Esiste una raccolta aziendale generale, ma il contenuto è anche diviso in base alla regione:

Si tratta di un'azienda di piccole e grandi dimensioni che lavora con progetti sia in unità di misura imperiali che in unità di misura metriche. C'è un unico responsabile del contenuto o un team di utenti esperti. Diversi utenti all'interno dell'azienda stanno realizzando il contenuto:

Si tratta di un'azienda di piccole e grandi dimensioni con più discipline che gestiscono il loro contenuto e una cultura aziendale che prevede il miglioramento del contenuto per ogni progetto con un luogo dove raccoglierli:

Questa è una piccola azienda senza un responsabile BIM, ma con più utenti esperti:

Indipendentemente dalle esigenze specifiche dell'azienda, ecco un elenco di raccomandazioni aggiuntive che ogni azienda dovrebbe tenere presente nella progettazione della strategia di raccolte che funzionerà meglio per il proprio team:

Dopo aver preso in considerazione tutti questi fattori e aver definito la struttura delle raccolte, tutto dovrebbe funzionare al meglio e in modo più efficiente. È possibile rivedere di tanto in tanto la struttura delle raccolte per assicurarsi che funzioni ancora al meglio per il workflow dell'azienda.