Descripción general de las colecciones
Las colecciones permiten organizar el contenido de Content Catalog y gestionar el modo en que los grupos de personas pueden acceder y controlar el contenido de una colección determinada. Los permisos de colección permiten crear colecciones que se pueden usar para muchos fines, desde una colección de código abierto y administración colectiva, como el entorno de pruebas que se menciona más abajo, o un conjunto de contenido administrado y aprobado por la empresa disponible interna y externamente, hasta una colección en proceso de creación restringida únicamente a los editores de colecciones.
Hay varios aspectos característicos de una colección que se deben tener en cuenta:
El contenido se puede asociar a una o varias colecciones.
El contenido se identifica mediante el nombre de archivo, por lo que solo puede existir una vez en todas las colecciones de un centro de ACC determinado. Las cargas aprobadas de un archivo con el mismo nombre se convertirán en la siguiente revisión del archivo existente que ya se encuentre en Content Catalog.
Los permisos de edición de contenido de varias colecciones son acumulativos. Esto significa que, si puedo editar contenido en una de las colecciones, no necesito derechos de edición en todas las colecciones a las que pertenece para poder editarlo.
Los editores de colecciones pueden aprobar o rechazar el contenido cargado en una colección que está pendiente. Esto sucede cuando un usuario tiene derechos de carga, pero no derechos de edición, para una colección determinada.
¿Un solo centro de ACC o varios?
Algunos aspectos que debe conocer sobre el uso de Content Catalog en varios centros:
Un centro solo puede alojar una instancia de Content Catalog.
Algunas empresas pueden tener varios centros y, por lo tanto, configurar varias instancias de Content Catalog.
Las instancias de Content Catalog de los diferentes centros no pueden compartir ni sincronizar información entre ellas. Son completamente independientes.
Se pueden añadir los mismos miembros a varios centros y, por lo tanto, un solo usuario puede tener acceso a varios centros.
Al realizar una búsqueda, el usuario solo puede buscar en varias colecciones dentro de la instancia de Content Catalog de un solo centro. Si el usuario tiene acceso a varios, debe saber a qué centro acceder para encontrar el contenido que está buscando.
A menudo recibimos las siguientes preguntas de empresas con varios centros:
¿Debo tener Content Catalog en un solo centro o en varios? Tradicionalmente, siempre hemos recomendado una instancia de UNIFI al vender el producto a los clientes con la idea de que sea su única fuente de información, la que ayuda a unificar los esfuerzos dispersos y duplicados de muchas personas de la empresa. Esta idea ciertamente la mantenemos por las mismas razones y, por lo tanto, nuestra principal recomendación sigue siendo usar un solo centro.
¿Qué ocurre con el contenido regional que debe ser diferente pero que tiene las mismas convenciones de nomenclatura? Si bien puede ser beneficioso usar varios centros por esta razón, de esta forma no podría administrar todo desde un solo lugar y podría generarse otro compartimento estanco en el que es posible que se dupliquen esfuerzos. También requiere que los usuarios tengan que seleccionar el centro adecuado con más frecuencia, lo que supone otra barrera para garantizar que encuentren lo que necesitan de forma rápida y sencilla. La recomendación tradicional de utilizar convenciones de nomenclatura que permitan el uso de una sola instancia de Content Catalog sigue siendo nuestro mejor consejo.
¿Cuántas colecciones debería tener?
Puede crear un número ilimitado de colecciones en Content Catalog, pero nos hemos dado cuenta de que los clientes que más éxito tienen buscan la sencillez; menos es casi siempre más. El mantenimiento de una estrategia simplificada de colecciones no solo facilitará a sus usuarios el aprendizaje y el uso de Content Catalog, sino que también simplificará mucho su labor como administrador de BIM, ya que acortará el tiempo de formación de los nuevos usuarios.
Si desea un nivel de organización adicional para el contenido, pero sigue deseando mantener esa estructura ágil de la colección, puede utilizar etiquetas. Por ejemplo, puede etiquetar el contenido por nombre de proyecto o número de especificación. Esto impide que el número de colecciones se salga de control. Con el etiquetado, también se incluyen las búsquedas guardadas para obtener colecciones de contenido más detalladas.
Estrategias de organización de colecciones
Cuando presentamos las colecciones a los usuarios, les sugerimos las siguientes estrategias:
Estrategia n.º 1: creación de una nueva colección basada en la administración de contenido
La primera estrategia para establecer colecciones consiste en considerar cómo se administra el contenido. Algunos aspectos que se deben tener en cuenta son si se separa el contenido específico del cliente o del proyecto, o si se dispone de distintos administradores para diferentes subconjuntos de contenido. Su plan actual de gestión de contenidos le da la primera pista sobre cómo organizar las colecciones.
Estrategia n.º 2: organización de colecciones por disciplina
Una segunda estrategia que se debe tener en cuenta es organizar las colecciones por disciplina (por ejemplo, arquitectura, mecánica, etc.). Esto facilita la búsqueda porque evita la superposición de contenido.
Por ejemplo, si alguien busca "panel", el resultado deseado para un arquitecto puede ser un revestimiento exterior, mientras que es probable que un ingeniero eléctrico esté buscando un panel eléctrico. Si se organiza el contenido en colecciones específicas de cada disciplina, Content Catalog puede filtrar más fácilmente este e impedir que los usuarios tengan que desplazarse por infinidad de contenido de otros usuarios.
Estrategia n.º 3: colecciones abiertas
Las colecciones abiertas permiten almacenar contenido no verificado en Content Catalog. En estas, todos los usuarios pueden tener acceso de administrador, lo que permite aceptar aportaciones de cualquier persona. También se podría tener un único administrador de la colección que apruebe los contenidos con normas menos estrictas. Todos los demás usuarios pueden insertar, valorar y etiquetar estas aportaciones. Este método de colaboración masiva ayuda al equipo a comprobar eficazmente la aceptación de los contenidos antes de pasarlos a otras recopilaciones mejor evaluadas o depuradas.
Ejemplos de organización de colecciones
A la hora de decidir cómo organizar las colecciones, es fundamental tener en cuenta los objetivos empresariales exclusivos que se pretenden alcanzar mediante la carga de contenido en Content Catalog. Para algunos clientes, los permisos de seguridad y el acceso de nivel de proyecto son fundamentales. Para otros, el objetivo principal es agilizar las búsquedas.
Cada uno de esos objetivos se logra de forma más eficaz con una estructura organizativa de colecciones diferente, por lo que le animamos a que colabore estrechamente con un especialista en BIM de Content Catalog para evaluar el tema que mejor se adapte a su empresa.
A continuación, se muestran algunos ejemplos de configuraciones de colecciones eficaces:
Ejemplo n.º 1
Se trata de una empresa internacional con diferentes administradores para distintas regiones de contenido. Hay una colección general de la empresa, pero el contenido también se divide en función de la región:
Colección de la empresa
Colección de la empresa para Reino Unido
Colección de la empresa para EE. UU.
Desarrollo (solo para administradores)
Marketing (imágenes de marketing)
Abierta
Ejemplo n.º 2
Se trata de una empresa de tamaño pequeño a grande que trabaja tanto con proyectos en unidades imperiales como métricas. Hay un administrador de contenido único o un equipo de usuarios avanzados. Varios usuarios de la empresa se encargan de crear el contenido siguiente:
Colección de la empresa (imperial)
Colección de la empresa (métrico)
WIP (solo para administradores)
Contenido colaborativo
Ejemplo n.º 3
Se trata de una empresa de tamaño pequeño a grande con varias disciplinas para gestionar sus propios contenidos y una cultura empresarial de mejora de los contenidos en cada proyecto con una ubicación en la que recopilarlos:
Colección de arquitectura de la empresa
Colección de MEP de la empresa
Colección estructural de la empresa
Trabajo en curso (solo para administradores)
Aportaciones a proyectos
Ejemplo n.º 4
Se trata de una pequeña empresa sin administrador de BIM, pero con varios usuarios avanzados:
Colección de la empresa
Abierta
Estrategias de colecciones adicionales
Independientemente de los requisitos específicos de la empresa, a continuación le ofrecemos una lista de recomendaciones adicionales que toda organización debe tener en cuenta a la hora de diseñar la estrategia de colecciones que mejor funcione para el equipo:
Unidades imperiales frente a métricas
Colección por ubicación/regional
Colección de proyectos
Colección de clientes
Abierta/sin verificar
Una vez que tenga en cuenta todos estos factores y establezca el marco de la estructura de las colecciones, todo debería encajar y funcionar con mayor eficacia. Es posible que desee revisar de vez en cuando la estructura de colecciones para asegurarse de que sigue siendo la más adecuada para el flujo de trabajo de su empresa.