Content Catalog에서 성공을 거두고자 하는 회사를 위한 진심 어린 조언
우리 모두는 새로운 소프트웨어 도구에 대한 예산이나 승인을 받았을 때, 해당 소프트웨어 도구가 우리 팀의 워크플로우를 향상시킬 것이라고 믿으며 느끼는 초기의 기대감을 잘 알고 있습니다. 그러나 이러한 기대감은 소프트웨어 도구를 실제로 구현할 때 마주치는 문제들로 인해 줄어들곤 합니다. 기대치를 어떻게 설정해야 하나요? 사용자가 적절한 교육을 받도록 하려면 어떻게 해야 하나요? 특히 Content Catalog에서 모든 컨텐츠를 구성하는 최적의 방법은 무엇인가요? 이러한 질문은 많은 도구들이 처음에는 유망해 보이지만, 도구가 제공하는 진정한 이점은 성공적인 구현을 통해서만 실현된다는 점을 강조합니다. 새로운 도구가 효과적으로 기능하기 위해서는 롤아웃을 신중하게 계획하고 실행해야 합니다.
Content Catalog도 이 규칙의 예외가 아니며, 이 문서는 UNIFI와 업계에서 수년간 설계 팀을 BIM 컨텐츠 관리 플랫폼에 성공적으로 온보딩한 전문가들로 구성된 전담 팀이 작성했습니다. 효과적인 컨텐츠 관리 접근 방식을 구현하기 위한 검증된 전략을 공유하게 되어 매우 기쁘며, 다른 많은 회사들이 프로젝트 결과물의 효율성과 품질을 향상시킨 것처럼 귀사도 다른 회사와 같은 성공을 이루기를 진심으로 기원합니다! 이 귀중한 정보를 최대한 활용할 수 있도록 원활하고 성공적인 온보딩 프로세스를 실현한 회사들이 따랐던 주요 단계를 정리했습니다.
이러한 단계를 따르고 컨텐츠 관리 모법 사례를 숙지하면 Content Catalog가 귀사의 BIM 컨텐츠를 위한 단일 정보 소스를 어떻게 생성할 수 있는지에 대해 종합적으로 이해할 수 있게 될 것입니다.
수년간의 실수에서 배운 교훈에 기반을 둔 이러한 전략들 활용하면, 귀사는 그러한 실수를 피하고 다른 고객들이 경험한 것과 같은 높은 수준의 성공을 경험할 것이라고 당사는 확신합니다 당사와 함께 이 여정을 시작하고 귀사 팀의 시간을 절약하십시오!
일반적인 장애물과 장애물을 극복하는 방법
수년에 걸쳐 당사는 AECO 회사들이 컨텐츠 관리 도구를 성공적으로 도입하는 데 방해가 되는 몇 가지 일반적인 장애물을 발견했습니다. Content Catalog와 함께하는 여정을 시작할 때 참고할 수 있도록 세 가지 항목을 공유해 드립니다.
여러 개의 허브: 허브가 여러 개 있는 회사는 다른 허브에 있는 Content Catalog 인스턴스가 정보를 공유하거나 동기화할 수 없기 때문에 어려움을 겪습니다. 이러한 분리로 인해 중복 작업이 발생할 수 있으며 단일 정보 소스를 유지하는 것이 어려워질 수 있습니다. ACC 허브가 하나입니까? 아니면 여러 개입니까?에 명시된 권장 사항을 참고하십시오.
컨텐츠 준비: "우리의 컨텐츠는 지금 바로 업로드할 준비가 되어 있지 않습니다. 완벽해 질 때까지 계속해서 업데이트해야 합니다." 이처럼 컨텐츠 준비는 우리가 수년 동안 가장 흔히 겪어온 지연 상황일 것입니다. 나쁜 소식을 전해 드리고 싶지는 않지만 그래도 말씀드리자면, 당사는 아직 완벽한 컨텐츠 라이브러리를 가진 회사를 본 적이 없습니다! 회사들은 자주 컨텐츠가 Content Catalog에 업로드할 준비가 되었는지에 대해 불확실함을 겪습니다. 망설이다 보면 컨텐츠 관리 시스템의 이점을 활용하는 것이 늦어질 수 있습니다. 컨텐츠 관리 시스템은 컨텐츠가 어떤 상태에 있든 컨텐츠를 관리하는 데 도움이 됩니다. 귀사의 설계자들은 지금도 어딘가에서 컨텐츠를 사용하고 있을 테니, 망설이지 마십시오. 컨텐츠를 스마트 컬렉션 구성과 연결하고 권한이 효과적으로 관리되는지 확인하기만 하면 시작할 수 있습니다. 스마트 컨텐츠 준비에 명시된 권장 사항을 참고하십시오.
컬렉션 구성 전략: 컬렉션을 구성하기 위한 최상의 전략을 결정하는 것은 어려울 수 있습니다. 컬렉션 구성 전략은 당사 팀이 가장 자주 요청받는 모범 사례이며, 귀사에 적합한 접근 방식은 귀사의 고유한 요구 사항에 따라 달라집니다 회사의 지리적 분포, 공종 및 샌드박스 컬렉션 사용과 같은 다양한 요소를 고려해야 합니다. 이를 위해서는 신중한 계획과 부서 간 협업이 필요합니다. 다른 사용자들이 스마트 컬렉션 구성과 스마트 저장된 검색 구성을 어떻게 활용했는지 알아보십시오.
구현 로드맵
1단계 - 킥오프 회의
핵심 담당자(일반적으로 BIM 관리 팀)와 초기 논의를 시작하여 Content Catalog 전략 및 구현 계획을 개발합니다. 보통 킥오프부터 롤아웃까지 4~6주가 걸리므로 바로 시작하십시오.
다음은 킥오프 회의에서 다루어야 할 주제의 개요와 참고할 수 있는 메모의 예시입니다.
항목 | 메모 |
관리자와 최종 사용자(이 도구에 액세스해야 하는 사람은 누구인가요?) |
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사무실 위치: (교육 세션의 시간대는 무엇인가요?) |
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ACC 허브: |
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롤아웃 예정일: |
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컬렉션 구조: |
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컨테이너 프로젝트: |
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설계 응용프로그램: |
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달성해야 할 역량: |
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교육 세션: |
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2단계 - 시작하기
계획이 준비되었다면 다음 단계는 Content Catalog에서 컬렉션을 구조화하고 컨텐츠를 업로드하는 것입니다. 컬렉션을 먼저 설정하면 새 업로드를 더 쉽게 구성할 수 있습니다. 컨텐츠는 끌어 놓기 또는 배치 내보내기를 통해 업로드할 수 있습니다. 더 많은 사람을 업로드 작업에 참여시키면 많은 양의 컨텐츠를 빠르게 관리할 수 있어 효율적입니다. 이 프로세스를 롤아웃 전에 완료할 필요는 없지만 일관된 컨텐츠 세트를 사용할 수 있으면 도움이 됩니다.
3단계 - 교육 세션
Content Catalog처럼 사용하기 쉬운 도구의 경우 이메일을 보내거나 Slack을 사용하여 간단히 안내하고 싶을 수 있지만, 당사 경험에 비추어 보면 아무리 직관적인 도구라도 간단한 교육 세션을 통해 사용자에게 도구를 소개할 때가 채택률이 더 높습니다.
Content Catalog의 경우 다음과 같이 두 개의 세션을 진행하는 것이 좋습니다.
첫 번째는 ACC 관리자와 컬렉션 편집자를 위한 세션입니다. ACC 관리자 교육과 컬렉션 편집자 교육을 따로 진행해도 되고 함께 진행해도 됩니다. 일반적으로는 많은 부분에서 내용이 겹치기 때문에 함께 진행하는 것이 좋습니다.
두 번째는 사용자 교육 세션으로, 이 세션에서는 컬렉션 구성, 도구 사용 방법 및 도움이 될 만한 추가 주제를 다룹니다. (회사의 규모/지역 등에 따라 두 개 이상의 세션을 진행해야 할 수 있습니다.)
아래에 개요와 메모의 예시가 나와 있습니다. 참고하십시오.
ACC 관리자 교육 세션(45~60분)
위의 킥오프 회의 개요를 이 논의의 참고 자료로 사용하십시오.
15분간 다음 사항을 논의하거나 전달합니다.
어떤 유형의 라이브러리 조직화를 구상하고 있나요? 스마트 컬렉션 전략을 선택합니다.
어디에서 컨텐츠를 수집할 건가요? 사용자가 저장해 둔 자료, 회사 컨텐츠, 자주 사용하는 제조업체의 자료...
저장된 검색을 어떻게 사용하고 싶은가요? 저장된 검색 전략을 선택합니다.
사용자 그룹을 어떻게 구성하고 싶은가요?
참조할 명명 표준이나 컨텐츠 표준이 있나요? (참조할 수 있도록 이러한 표준을 Content Catalog에 업로드할 수 있음)
데모 시간 업로드 권한은 있지만 편집 권한이 없는 사용자, 업로드 승인 프로세스를 보여주기 위해 데모 전에 컨텐츠를 업로드하거나 이 문서 참조.
사용자 관리 - 5분 |
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컬렉션 관리 - 10분 |
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컨텐츠 업로드 및 표준에 대한 논의 - 15분 |
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검색, 찾아보기 및 저장된 검색 – 10분 |
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사용자 교육 세션 개요(30~45분)
Content Catalog 소개 - 2분 |
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컨텐츠 검색/삽입/일괄 삽입 - 10분 |
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패밀리 정보/기능 검토 - 3분 |
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찾아보기 - 3분 |
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저장된 검색 - 5분 |
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업로드 요청 - 3분 |
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컨텐츠 업로드/배치 내보내기 - 5분 |
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지속적인 지원 및 채택
교육 세션을 완료했다면 이제 준비가 끝났습니다! 사용자 교육 녹화본을 내부 기술 자료에 추가하여 입사한 신입 사원이 회사에서 승인한 컨텐츠 소스를 빠르게 익힐 수 있도록 하십시오.
귀사의 설계자 한 명당 컨텐츠를 검색하는 데 연간 약 200시간을 절약하게 된 것을 축하드립니다! 당사는 귀사의 BIM 워크플로우에 참여하게 된 것을 기쁘게 생각하며, 궁금한 점이 있으면 언제든지 문의해 주십시오.