Ihr Weg zum Erfolg mit Content Catalog
Uns allen ist der anfängliche Enthusiasmus bekannt, wenn Budgets oder Genehmigungen für neue Softwarewerkzeuge freigegeben bzw. erteilt werden, die die Arbeitsabläufe unserer Teams verbessern sollen. Diese Begeisterung lässt jedoch tendenziell nach, wenn Sie mit den praktischen Aspekten der Implementierung konfrontiert werden. Wie richte ich die Lösung ein? Wie kann ich sicherstellen, dass meine Benutzer angemessene Schulungen erhalten? Was ist speziell im Hinblick auf Content Catalog die optimale Methode, um alle meine Inhalte zu organisieren? Diese Fragen verdeutlichen, dass viele Werkzeuge zwar zunächst vielversprechend erscheinen, ihr wahrer Nutzen aber erst durch eine erfolgreiche Implementierung realisiert wird. Eine sorgfältige Planung und Ausführung rund um das Rollout sind entscheidend, damit neue Werkzeuge effektiv funktionieren.
Content Catalog bildet dabei keine Ausnahme. Dieser Artikel wurde von einer Gruppe aus engagierten Experten erstellt, die Planungsteams (sowohl bei UNIFI als auch in der Branche) seit vielen Jahren erfolgreich in Plattformen für die Verwaltung von BIM-Inhalten einführen. Wir freuen uns, unsere bewährten Implementierungsstrategien mit Ihnen zu teilen, sodass auch Sie von einem effektiven Ansatz für die Inhaltsverwaltung profitieren. Darüber hinaus wünschen wir Ihnen aufrichtig denselben Erfolg, den so viele andere Firmen hinsichtlich verbesserter Effizienz und qualitativ hochwertigerer Projektergebnisse erzielt haben. Damit Sie maximalen Nutzen aus diesen wertvollen Informationen ziehen können, haben wir die wichtigsten Schritte von Unternehmen zusammengefasst, die einen nahtlosen und erfolgreichen Onboarding-Prozess umgesetzt haben.
Wenn Sie diese Schritte befolgen und sich mit den Best Practices für die Inhaltsverwaltung vertraut machen, erlangen Sie ein umfassendes Verständnis davon, wie Content Catalog eine zentrale Informationsquelle für die BIM-Inhalte Ihrer Firma erstellt.
Die Strategien basieren auf jahrelangen Erkenntnissen aus Fehlern, die Sie nun vermeiden können, und wir sind davon überzeugt, dass Sie damit dieselben großen Erfolge wie unsere anderen Kunden erreichen. Lassen Sie uns gemeinsam diesen Weg gehen und Ihrem Team noch heute Zeit sparen!
Häufige Hindernisse und wie Sie sie überwinden
Im Laufe der Jahre sind uns einige gängige Hürden aufgefallen, die AECO-Firmen (Architektur, Ingenieur- und Bauwesen sowie Betrieb) an der erfolgreichen Einführung von Werkzeugen für die Inhaltsverwaltung hindern. Nachstehend finden Sie drei Beispiele, die wir Ihnen zu Beginn Ihrer Arbeit mit Content Catalog vorstellen möchten.
Mehrere Hubs: Firmen mit mehreren Hubs stehen vor Herausforderungen, da Content Catalog-Instanzen über verschiedene Hubs hinweg keine Informationen austauschen oder synchronisieren können. Diese Trennung führt womöglich zu doppeltem Arbeitsaufwand und macht es schwierig, eine zentrale Informationsquelle aufrechtzuerhalten. Weitere Informationen finden Sie in unseren Empfehlungen unter Ein ACC-Hub oder mehrere?.
Inhaltsbereitschaft: Dies ist wahrscheinlich die häufigste Verzögerung, auf die wir im Laufe der Jahre gestoßen sind. Immer wieder hören wir von Kunden, dass ihre Inhalte noch nicht bereit sind und aktualisiert werden müssen, bis sie perfekt sind. Wir überbringen zwar nur ungern schlechte Nachrichten, aber in diesem Fall sagen wir es Ihnen klar und deutlich: Wir haben noch keine Firma mit einer perfekten Inhaltsbibliothek gesehen! Unternehmen sind oftmals unsicher, wann Inhalte für den Inhaltskatalog bereit sind. Dieses Zögern bremst die Vorteile eines Inhaltsverwaltungssystems aus, das Sie beim Verwalten von Inhalten unabhängig von deren Zustand unterstützt. Letzten Endes verwenden Ihre Planungsteams Inhalte von irgendwoher, richtig? Zunächst müssen Sie Inhalte mithilfe der intelligenten Sammlungsorganisation verknüpfen und sicherstellen, dass Berechtigungen effektiv verwaltet werden. Sehen Sie sich unsere Empfehlungen zur intelligenten Inhaltsbereitschaft an.
Strategien für die Organisation von Sammlungen: Die Auswahl der besten Strategie zur Organisation von Sammlungen kann schwierig sein. Das ist die Best Practice, nach der unser Team am häufigsten gefragt wird, und der richtige Ansatz hängt von den individuellen Unternehmensanforderungen ab. Sie sollten verschiedene Faktoren berücksichtigen, z. B. die geografische Verteilung in Ihrer Firma, Fachbereiche und die Verwendung von Sandbox-Sammlungen. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Abteilungen. Erfahren Sie, was andere Firmen im Rahmen der intelligenten Sammlungsorganisation und Organisation intelligenter gespeicherter Suchen erreicht haben.
Eine Roadmap für die Implementierung
Schritt 1 – Kick-off-Meeting
Beginnen Sie mit einem ersten Gespräch mit den wichtigsten Befürwortern (in der Regel das BIM-Verwaltungsteam), um Ihre Content Catalog-Strategie und Ihren Implementierungsplan zu entwickeln. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Rollout vom Start bis zur Einführung 4 bis 6 Wochen dauert. Legen Sie los!
Im Folgenden finden Sie eine beispielhafte Gliederung von Themen, die während des Kick-off-Meetings besprochen werden sollen, einschließlich Beispielanmerkungen zur Referenz:
Thema | Anmerkungen |
Administratoren und Endbenutzer (Wer benötigt Zugriff auf dieses Werkzeug?) |
|
Niederlassungen: (Welche Zeitzonen für Schulungen?) |
|
ACC-Hubs: |
|
Geplantes Rollout-Datum: |
|
Sammlungsstruktur: |
|
Container-Projekte: |
|
Planungsanwendungen: |
|
Zu erreichende Fähigkeiten: |
|
Schulungen: |
|
Schritt 2 – Einstieg
Sobald der Plan fertig ist, bestehen die nächsten Schritte darin, Sammlungen in Content Catalog zu strukturieren und Inhalte hochzuladen. Indem Sie zunächst Sammlungen einrichten, wird die Organisation neuer Uploads leichter. Inhalte lassen sich durch Ziehen und Ablegen oder mithilfe des Stapelexports hochladen. Die Einbeziehung mehrerer Personen, die Ihnen beim Hochladen helfen, ist effizient, um große Mengen schnell zu bewältigen. Obwohl dieser Prozess nicht vor dem Rollout abgeschlossen sein muss, ist es vorteilhaft, konsistente Sätze von Inhalten zur Verfügung zu haben.
Schritt 3 – Schulungen
Es mag verlockend sein, einfach eine E-Mail oder Slack-Nachricht zu senden, um Informationen zu solch einem benutzerfreundlichen Werkzeug wie Content Catalog bereitzustellen. Unserer Erfahrung nach erzielt selbst das intuitivste Werkzeug eine höhere Akzeptanz, wenn Benutzer es in einer kurzen Schulung kennenlernen.
Für Content Catalog werden zwei Sitzungen empfohlen:
Die erste richtet sich an ACC-Administratoren und Sammlungsbearbeiter. Diese Schulungen können getrennt oder zusammen stattfinden. In der Regel empfehlen wir, sie zusammen abzuhalten, da sie sich häufig überschneiden.
Bei der zweiten Sitzung handelt es sich um Benutzerschulungen, in denen die Organisation von Sammlungen, die Verwendung des Werkzeugs und Tipps besprochen werden. Beachten Sie, dass je nach Firmengröße/Region usw. zwei oder mehr Sitzungen erforderlich sein können.
Im Folgenden finden Sie Beispielgliederungen mit Anmerkungen zur Referenz:
Schulung für ACC-Administratoren (45 bis 60 Min.)
Nutzen Sie die obige Gliederung des Kick-off-Meetings als Grundlage für dieses Gespräch.
Folgendes besprechen oder vermitteln – 15 Min.
Welche Art von Bibliotheksorganisation stellen Sie sich vor? Auswählen einer intelligenten Sammlungsstrategie
Von wo werden Sie Inhalte beziehen? Benutzerspeicher, Firmeninhalte, häufig verwendete Hersteller ...
Wie möchten Sie gespeicherte Suchvorgänge verwenden? Auswählen einer Strategie für gespeicherte Suchvorgänge
Wie sollen Benutzergruppen organisiert werden?
Gibt es Benennungs- oder Inhaltsstandards, die referenziert werden sollen? (Können zu Referenzzwecken in Content Catalog hochgeladen werden)
Demozeit: Richten Sie einen Benutzer mit Upload- und ohne Bearbeitungsberechtigungen ein, laden Sie Inhalte vor der Demo hoch, um den Genehmigungsprozess für Uploads zu erläutern, oder verweisen Sie auf diese Dokumentation.
Benutzerverwaltung – 5 Min. |
|
Sammlungsverwaltung – 10 Min. |
|
Hochladen von Inhalten und Besprechen von Standards – 15 Min. |
|
Suchen, Durchsuchen und gespeicherte Suchvorgänge – 10 Min. |
|
Schulung für Benutzer – Gliederung (30 bis 45 Min.)
Einführung in Content Catalog – 2 Min. |
|
Inhalte – Suchen/Einfügen/Einfügen im Stapel – 10 Min. |
|
Überprüfen von Familieninformationen/-funktionen – 3 Min. |
|
Durchsuchen – 3 Min. |
|
Gespeicherte Suchvorgänge – 5 Min. |
|
Hochladeanforderungen – 3 Min. |
|
Hochladen von Inhalten/Stapelexport – 5 Min. |
|
Fortlaufende Unterstützung und Einführung
Sobald Sie Ihre Schulungen abgeschlossen haben, sollten Sie startklar sein. Stellen Sie sicher, dass Sie Aufzeichnungen von Benutzerschulungen zu Ihrer internen Wissensdatenbank hinzufügen, damit sich neue Mitarbeiter zu Beginn mit der offiziellen Inhaltsquelle Ihrer Firma vertraut machen können.
Herzlichen Glückwunsch! Damit spart jedes Mitglied Ihres Planungsteams jährlich ca. 200 Stunden bei der Suche nach Inhalten ein. Wir freuen uns, Teil der BIM-Arbeitsabläufe in Ihrer Firma zu sein und stehen Ihnen bei Bedarf jederzeit für Fragen zur Verfügung.