Übersicht über Sammlungen
Mithilfe von Sammlungen können Sie Inhalte in Content Catalog organisieren und kontrollieren, wie Personengruppen auf Inhalte für eine bestimmte Sammlung zugreifen und diese steuern. Sammlungsberechtigungen ermöglichen es Ihnen, Sammlungen für verschiedene Anwendungsfälle zu erstellen. Dazu gehören beispielsweise eine von zahlreichen Benutzern verwaltete Open-Source-Sammlung wie die nachstehend erwähnte Sandbox, ein von einer Firma verwalteter und genehmigter Satz von Inhalten, die sowohl intern als auch extern verfügbar sind, sowie eine eingeschränkte, in der Bearbeitung befindliche Sammlung, die ausschließlich für Sammlungsbearbeiter bestimmt ist.
Es gibt einige entscheidende Aspekte einer Sammlung, die Sie beachten sollten:
Inhalte können mit einer oder mehreren Sammlungen verknüpft werden.
Inhalte werden anhand des Dateinamens identifiziert, sodass sie nur einmal in allen Sammlungen eines bestimmten ACC-Hubs vorhanden sind. Alle genehmigten Uploads derselben benannten Datei werden zur nächsten Revision der vorhandenen Datei, die sich bereits in Content Catalog befindet.
Sammlungen verwenden Gruppen, um die Berechtigungen zu verwalten, über die Gruppen in Bezug auf Inhalte in Sammlungen verfügen.
Bearbeitungsberechtigungen für Inhalte in mehreren Sammlungen sind additiv. Das heißt, wenn Sie Inhalte in einer der Sammlungen bearbeiten können, brauchen Sie keine Bearbeitungsberechtigungen für die anderen Sammlungen, in denen die Inhalte vorhanden sind.
Sammlungsbearbeiter können in eine ausstehende Sammlung hochgeladene Inhalte genehmigen oder ablehnen. Dies geschieht, wenn ein Benutzer über Upload-Berechtigungen für eine bestimmte Sammlung verfügt, jedoch nichts bearbeiten darf.
Ein ACC-Hub oder mehrere?
Im Folgenden erhalten Sie einige nützliche Informationen zur Verwendung von Content Catalog in mehreren Hubs:
Ein Hub kann nur eine Instanz von Content Catalog hosten.
Einige Firmen verfügen unter Umständen über mehrere Hubs und können daher womöglich mehrere Instanzen von Content Catalog für ihre Organisation einrichten.
Instanzen von Content Catalog über mehrere Hubs hinweg können keine Informationen austauschen oder synchronisieren. Sie sind vollständig voneinander getrennt.
Mitglieder können mehreren Hubs hinzugefügt werden, sodass ein einzelner Benutzer Zugriff auf mehrere Hubs hat.
Benutzer können Suchvorgänge nur in mehreren Sammlungen innerhalb einer Hub-Instanz von Content Catalog durchführen. Wenn Benutzer Zugang zu mehreren Hubs haben, müssen sie wissen, in welchem Hub sich die gesuchten Inhalte befinden.
Firmen mit mehreren Hubs stellen häufig die folgenden Fragen:
Sollte ich Content Catalog in einem oder mehreren Hubs verwenden? In der Vergangenheit haben wir stets eine Instanz von UNIFI empfohlen, wenn es darum ging, eine zentrale Informationsquelle einzurichten, die doppelten Arbeitsaufwand vermeidet und vereinzelte Anstrengungen in Firmen zusammenführt. Der Ansatz mit einem einzigen Hub bleibt aus ebendiesen Gründen bestehen und ist daher auch weiterhin unsere erste Empfehlung.
Was ist mit regionalen Inhalten, die unterschiedlich sein sollen, allerdings die gleichen Benennungskonventionen aufweisen? Es mag nützlich sein, aus diesem Grund mehrere Hubs zu verwenden, aber damit können Sie nicht alles über einen zentralen Ort verwalten. Zudem besteht das Risiko weiterer Silos, die unter Umständen zu doppeltem Arbeitsaufwand führen. Darüber hinaus müssen Benutzer öfter den richtigen Hub auswählen, was ein weiteres Hindernis für eine schnelle, einfache Suche darstellt. Die frühere Empfehlung, Benennungskonventionen zu verwenden, die die Nutzung einer einzigen Instanz von Content Catalog ermöglichen, bleibt unsere vorrangige Empfehlung.
Wie viele Sammlungen sollte ich haben?
Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Sammlungen in Content Catalog erstellen, aber unsere erfolgreichsten Kunden streben nach Einfachheit: Weniger ist fast immer mehr. Eine optimierte Sammlungsstrategie erleichtert Ihren Benutzern nicht nur das Erlernen und Verwenden von Content Catalog, sondern macht auch Ihr Leben als BIM-Manager viel einfacher, da die Schulungszeit für neue Benutzer verkürzt wird.
Wenn Sie Ihren Inhalten eine zusätzliche Organisationsebene hinzufügen, aber dennoch die optimierte Sammlungsstruktur beibehalten möchten, können Sie Beschriftungen verwenden. Sie können Inhalte beispielsweise nach Projektnamen oder Spezifikationsnummer beschriften. Dadurch wird verhindert, dass die Anzahl der Sammlungen überhandnimmt. Neben Beschriftungen können Sie auch gespeicherte Suchanfragen für detailliertere Inhaltssammlungen nutzen.
Strategien für die Organisation von Sammlungen
Wenn wir Personen Sammlungen vorstellen, empfehlen wir ihnen die folgenden Strategien:
Strategie 1: Erstellen einer neuen Sammlung auf Basis des Content-Managements
Die erste Strategie für die Einrichtung von Sammlungen besteht darin, die Verwaltung von Inhalten zu bedenken. Sie sollten beispielsweise berücksichtigen, ob Sie kunden- oder projektspezifische Inhalte trennen oder ob Sie unterschiedliche Manager für verschiedene untergeordnete Inhaltssätze haben. Ihr aktueller Content-Management-Plan gibt Ihnen einen ersten Anhaltspunkt, wie Sie Ihre Sammlungen organisieren.
Strategie 2: Organisieren von Sammlungen nach Fachbereich
Eine zweite zu berücksichtigende Strategie besteht darin, Sammlungen nach Fachbereich zu organisieren (z. B. Architektur, Gebäudetechnik usw.). Dadurch wird die Suche erheblich vereinfacht, da Überschneidungen von Inhalten vermieden werden.
Wenn beispielsweise ein Benutzer nach "Leiter" sucht, könnte das gewünschte Ergebnis für einen Architekten eine Feuerleiter sein, während ein Elektroingenieur wahrscheinlich nach einer Leiterplatte sucht. Wenn diese durch eine fachspezifische Sammlung getrennt würden, könnte Content Catalog den Inhalt anderer Fachbereiche leicht herausfiltern und so verhindern, dass Benutzer Ergebnisse in nicht relevanten Fachbereichen durchsehen müssen.
Strategie 3: Sandbox-Sammlungen
Mit Sandbox-Sammlungen können Sie nicht geprüfte Inhalte in Content Catalog speichern. In dieser Sammlung können alle Benutzer Administratorzugriff haben, sodass Sie Beiträge von jedem akzeptieren können. Sie können auch nur einen Sammlungsadministrator haben, der Inhalte mit weniger strengen Standards genehmigt. Diese Beiträge können von allen anderen eingefügt, eingestuft und beschriftet werden. Diese Methode mit Crowd-Unterstützung hilft Ihrem Team, die Akzeptanz von Inhalten effizient zu testen, bevor es sie in andere, besser geprüfte/verfeinerte Sammlungen überträgt.
Beispiele für die Organisation von Sammlungen
Bei der Entscheidung, wie Sie Ihre Sammlungen organisieren, ist es wichtig, sich zu überlegen, welche spezifischen Geschäftsziele Sie erreichen möchten, indem Sie Ihre Inhalte in Content Catalog hochladen. Für einige Kunden sind Sicherheitsberechtigungen und Zugriff auf Projektebene von größter Bedeutung. Bei anderen ist das Ermöglichen der Schnellsuche das primäre Ziel.
Jedes dieser Ziele lässt sich am besten durch eine andere Organisationsstruktur der Sammlung erreichen. Wir empfehlen Ihnen, bei der Evaluierung des für Ihre Firma am besten geeigneten Themas eng mit einem Content Catalog-BIM-Spezialisten zusammenzuarbeiten.
Hier sind einige Beispiele für erfolgreiche Sammlungs-Setups:
Beispiel 1
Dies ist eine globale Firma mit verschiedenen Administratoren für verschiedene Inhaltsregionen. Es gibt eine allgemeine Firmensammlung, aber der Inhalt ist auch nach Region gegliedert:
Firmensammlung
Firmensammlung Vereinigtes Königreich
Firmensammlung USA
Entwicklung (nur Administrator)
Marketing (Marketingbildmaterial)
Sandbox
Beispiel 2
Dies ist eine kleine bis große Firma, die mit Projekten mit britischen und metrischen Maßeinheiten arbeitet. Es gibt einen einzelnen Content Manager oder ein Team von Powerusern. Mehrere Benutzer in der Firma erstellen die Inhalte:
Firmensammlung – Britische Maßeinheiten
Firmensammlung – Metrische Maßeinheiten
In Bearbeitung (nur Administrator)
Crowdsource-Inhalt
Beispiel 3
Es handelt sich dabei um eine kleine bis große Firma mit mehreren Fachbereichen, die eigene Inhalte verwaltet. Das selbstgesetzte Ziel der Firma ist es, die Inhalte für jedes Projekt zu verbessern, wofür ein zentraler Speicherort erforderlich ist.
Firmensammlung – Architektur
Firmensammlung – Gebäudetechnik
Firmensammlung – Tragwerk
In Bearbeitung (nur Administrator)
Projektbeiträge
Beispiel 4
Es handelt sich um eine kleine Firma ohne BIM-Manager, aber es gibt mehrere Poweruser:
Firmensammlung
Sandbox
Zusätzliche Sammlungsstrategien
Unabhängig davon, welche speziellen Anforderungen Ihre Firma hat, finden Sie hier eine Liste zusätzlicher Empfehlungen, die jede Firma bei der Entwicklung der Sammlungsstrategie berücksichtigen sollte, damit die Strategie am besten zu Ihrem Team passt:
Britisch und Metrisch
Ortsbezogene/Regionale Sammlung
Projektsammlung
Kundensammlung
Sandbox/Nicht geprüft
Wenn Sie alle diese Faktoren berücksichtigen und den Rahmen für Ihre Sammlungsstruktur abstecken, sollte alles zusammenpassen und effizienter funktionieren. Sie sollten Ihre Sammlungsstruktur gelegentlich überarbeiten, um sicherzustellen, dass sie für den Arbeitsablauf Ihrer Firma weiterhin am besten geeignet ist.